Μια επιχειρηματική πρόταση είναι ένα γραπτό έγγραφο που αποστέλλεται σε έναν υποψήφιο πελάτη για να αποκτήσει μια συγκεκριμένη εργασία. Οι προτάσεις μπορεί να ζητηθούν ή να μην ζητηθούν. Ένας πελάτης μπορεί απλώς να ζητήσει μια πρόταση για ένα έργο κατά τη διάρκεια μιας κλήσης πώλησης λέγοντας: «Ξέρετε, αυτό ακούγεται ενδιαφέρον. Γιατί δεν μου στέλνετε μια πρόταση για αυτό. ' Σε άλλες περιπτώσεις η πρόταση μπορεί να είναι επίσημη πρόσκληση, που συνήθως ονομάζεται RFP (αίτημα για πρόταση). Τα RFP είναι σχεδόν πάντα έγγραφα. Καθορίζουν το προϊόν ή την υπηρεσία που πρέπει να παρέχεται, τα προσόντα που ζητούνται και την προθεσμία υποβολής. Οι ζητούμενες προτάσεις, προφανώς, σημαίνουν ότι ο πελάτης έχει ήδη αποφασίσει να πραγματοποιήσει μια αγορά. Απομένει να γίνει μόνο η επιλογή ενός προμηθευτή. Αντίθετα, μια ανεπιθύμητη πρόταση είναι συχνά μια παρουσίαση πωλήσεων ντυμένη με άλλο μανδύα - αλλά η πρόταση στοχεύει συγκεκριμένα σε μια καλά καθορισμένη και περιορισμένη δραστηριότητα. Ένα παράδειγμα μιας ανεπιθύμητης πρότασης είναι η υποβολή του περιγράμματος ενός βιβλίου σε έναν εκδότη που υποστηρίζει τη δημοτικότητα του θέματος, την καινοτομία της προσέγγισης και τα πλεονεκτήματα του συγγραφέα.
Οι επιχειρηματικές προτάσεις πρέπει να διακρίνονται από υπολογίζει . Σε πολλούς τομείς όπου δραστηριοποιείται η μικρή επιχείρηση, οι εκτιμήσεις εξυπηρετούν τον ίδιο σκοπό με μια πρόταση. Είναι το έγγραφο που κατατάσσει την πώληση μιας στέγης ή μιας επίστρωσης ή μιας μηνιαίας υπηρεσίας καθαρισμού σπιτιού. Όμως, όπου χρησιμοποιούνται εκτιμήσεις, καθορίζονται επίσης τα προσόντα του πωλητή και η μέθοδος εκπλήρωσης της εργασίας του, αλλά με άλλα μέσα - συνήθως με συνέντευξη ή τηλεφωνική κλήση. Μερικές φορές ο πωλητής θεωρείται ότι ταιριάζει στη δουλειά, επειδή η επιχείρηση έχει ήδη καλή φήμη. Οι προτάσεις, από την άλλη πλευρά, συνήθως περιλαμβάνουν πολύπλοκες ή ασυνήθιστες υπηρεσίες μίας χρήσης, όπως εξωραϊσμό ενός πάρκου, έρευνα αγοράς ή κατασκευή διυλιστηρίου. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η προσέγγιση της εργασίας, ο σχεδιασμός, η υλοποίηση, το πρόγραμμα, ακόμη και η αισθητική απαιτούν κάτι περισσότερο από μια απλή εκτίμηση του δολαρίου.
Πολλές επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών λειτουργούν εξ ολοκλήρου βάσει πρότασης. Σε άλλες περιπτώσεις απαιτείται πρόταση μερικές φορές, μερικές φορές όχι. Σε εξαιρετικά τεχνικά πεδία, η πρόταση μπορεί να συμπληρωθεί με στεγνές λίστες τεχνικών προδιαγραφών ή / και λεπτομερειών διαδικασίας. Αλλά είναι ζωτικής σημασίας να θυμόμαστε ότι οι προτάσεις είναι πάντα πρώτες και πρωτίστως έγγραφα πωλήσεων .
ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΠΡΟΤΑΣΗΣ
Στις περισσότερες βιομηχανίες οι προτάσεις έχουν μια σαφώς καθορισμένη μορφή συγκεκριμένη στον τομέα. Παραδείγματα μπορεί να είναι η παροχή ηλεκτρικών υπηρεσιών καλωδίωσης σε ένα μεγάλο κτίριο υψηλών ή υψηλών βάσεων για μια προαστιακή ανάπτυξη. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ο υποψήφιος θα πρέπει πρώτα να λάβει παλαιές προτάσεις και να ακολουθήσει τη δομή που χρησιμοποιείται συνήθως από το εμπόριο του στην αγορά αυτή. Σε επαγγέλματα όπως η αρχιτεκτονική και ο εξωραϊσμός, μια οπτική παρουσίαση, μερικές φορές ακόμη και ένα μοντέλο, είναι κεντρική για την πώληση. Το ίδιο ισχύει και για μια διαφημιστική πρόταση. Σε αυτούς τους τρεις τομείς - υπάρχουν και άλλοι - η πραγματική παρουσίαση είναι συνήθως μια συνάντηση. Οποιοδήποτε έγγραφο είναι συμπληρωματικό και τείνει να συνοψίσει την παρουσίαση με επιπλέον λεγόμενη «πλάκα λέβητα», δηλαδή, διοικητικές λεπτομέρειες.
Αυτό που ακολουθεί είναι μια συζήτηση γενικότερων προτάσεων, που συνήθως σχετίζονται με μελέτες, έρευνες ή δραστηριότητες παροχής υπηρεσιών (π.χ. προστατευτικές υπηρεσίες για ένα συγκρότημα αποθήκης). Σε τέτοιες προτάσεις ισχύει η ακόλουθη γενική δομή.
Όλες οι προτάσεις έχουν τουλάχιστον δύο ξεχωριστά κομμάτια: μια συνοδευτική επιστολή και το ίδιο το έγγραφο της πρότασης. Επιπλέον, μερικές φορές, ένα ή περισσότερα παραρτήματα μπορεί να παρέχονται με διαγράμματα, γραφήματα, φωτογραφίες, χάρτες και ούτω καθεξής. Σύντομες προτάσεις, μερικές φορές γνωστές και ως «προτάσεις επιστολών», συνδυάζουν τα δύο πρώτα κομμάτια σε μία μόνο υποβολή, συνήθως έως έξι έως οκτώ σελίδες.
ο συνοδευτική επιστολή χρησιμεύει ως έγγραφο μετάδοσης. Πολλοί πλειοδότες χρησιμοποιούν επίσης τη συνοδευτική επιστολή για να δώσουν την ουσία της πρότασης σε πολύ συντομευμένη μορφή, να επισημάνουν τα προσόντα του πλειοδότη, να ονομάσουν την τιμή και να ζητήσουν την παραγγελία.
ο έγγραφο πρότασης συνήθως έχει την ακόλουθη δομή:
- Τίτλος σελίδας. Αυτό το μέρος περιλαμβάνει συνήθως το όνομά σας και το όνομα της εταιρείας σας, το όνομα του ατόμου ή της εταιρείας στην οποία υποβάλλεται η πρόταση και την ημερομηνία υποβολής.
- Πίνακας περιεχομένων. Αν και συνήθως δεν είναι απαραίτητες για μικρότερες προτάσεις, αυτές μερικές φορές χρησιμοποιούνται για σύνθετες επίσημες προτάσεις. Σε περιπτώσεις όπου διαφορετικά τμήματα του πελάτη θα εξετάσουν ξεχωριστά τμήματα του εγγράφου, ο πίνακας περιεχομένων είναι ένα χρήσιμο μέσο για την ταχεία καθοδήγηση του αναγνώστη σε θέματα όπως Ηλεκτρικά, Δομικά, Θέρμανση & Ψύξη (σε οικοδομικό έργο) ή τρόφιμα Υπηρεσίες, Μουσική, Ψυχαγωγία, Υπηρεσίες Μεταφορών (σε ένα πρόγραμμα για τη διοργάνωση ενός φεστιβάλ).
- Περίληψη των κυριότερων σημείων. Μια περίληψη μπορεί να συμπεριληφθεί εδώ ή μπορεί να μεταφερθεί στη συνοδευτική επιστολή.
- Δήλωση του προβλήματος / Θέμα / Εργασία. Αυτή η ενότητα επαναλαμβάνει, με αναδιατυπωμένο τρόπο, τους σκοπούς και τους στόχους του πελάτη όπως ερμηνεύονται από τον πλειοδότη. Η συμπερίληψη αυτής της επανάληψης του ζητήματος είναι πολύτιμη για να δείξει στον πελάτη ότι ο πλειοδότης κατανοεί το ζήτημα σωστά.
- Πλησιάζω. Σε αυτήν την ενότητα ο υποψήφιος συνοψίζει την προτεινόμενη προσέγγισή του για την επίλυση του προβλήματος του πελάτη ή την εκτέλεση της απαραίτητης εργασίας. Η προτεινόμενη προσέγγιση είναι συχνά το κλειδί για να κερδίσετε τη δουλειά - εάν η τιμή είναι σωστή - επειδή δείχνει μοναδικά μέσα, τρόπους σκέψης ή τεχνικές, γιατί θα λύσουν το πρόβλημα και γιατί είναι ανώτεροι από τις εναλλακτικές. Η ενότητα δεν χρειάζεται να είναι αναλυτική. Οι λεπτομέρειες αφήνονται στη Μεθοδολογία. Παρουσιάζει όμως τα στρατηγικά στοιχεία της πρότασης και υποστηρίζει υπέρ τους.
- Μεθοδολογία. Αυτή η ενότητα αναπτύσσει με κάποια λεπτομέρεια πώς θα πραγματοποιηθεί η Προσέγγιση. Το επίπεδο λεπτομέρειας θα πρέπει να είναι αρκετό για να μεταφέρει στον πελάτη πειστικά τι θα συμβεί χωρίς να εμπλακεί σε λεπτομέρειες.
- Προσόντα του πλειοδότη Η ενότητα παρουσιάζει τεκμηρίωση γιατί αυτός ο πλειοδότης πρέπει να επιλεγεί με βάση τα προσόντα, το παρελθόν και την επιτυχή ολοκλήρωση παρόμοιων θέσεων εργασίας στο παρελθόν.
- Πρόγραμμα και σημεία αναφοράς. Τα κύρια στοιχεία της εργασίας εμφανίζονται εδώ σε ένα χρονικό όριο. Εάν είναι απαραίτητο, προσδιορίζονται συγκεκριμένα σημεία αναφοράς που υποδεικνύουν την επιτυχή επίτευξη των ενδιάμεσων στόχων.
- Πρόταση κόστους, προγράμματα πληρωμών και νομικά θέματα. Ο πλειοδότης ολοκληρώνει παρουσιάζοντας την τιμή με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες στο RFP. Είναι πάντα συνετό να εντοπίζετε συγκεκριμένα πότε ο προσφέρων αναμένει να λάβει μερικές πληρωμές καθώς προχωρά η εργασία. Εάν εμπλέκονται νομικά ζητήματα, μπορούν να τοποθετηθούν εδώ. Εάν είναι μακρά, μπορεί να αξίζουν ένα δικό τους τμήμα.
ΕΠΙΤΥΧΙΕΣ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ
Οι επιτυχημένες προτάσεις είναι, πάνω από όλα, αυτό που οι πελάτες περιγράφουν ως «ανταποκρινόμενα», που σημαίνει ότι ο υποψήφιος έχει κάνει την εργασία του, είναι πλήρως εξοικειωμένος με τις ανάγκες και τις φιλοδοξίες του πελάτη και έχει ανταποκριθεί προσεκτικά σε όλες τις πτυχές ενός RFP. Η ανταπόκριση είναι τελικά πολύ πιο σημαντική, όλα τα ίδια, από την οπτική γοητεία της παρουσίασης ή ακόμα και τη ρευστότητα της γραφής της. Μια όμορφη και καλογραμμένη πρόταση που παραλείπει ή αγνοεί βασικά στοιχεία του έργου του πελάτη θα χάσει από μια θαμπή πρόταση που κατά τα άλλα ανταποκρίνεται. Γράφοντας στο Επιχειρηματικό περιοδικό του Λος Άντζελες , Ο Sharon Berman σημείωσε ότι «Κάνοντας την εργασία σας και κάνοντας τις απαιτούμενες προετοιμασίες μπορεί να κάνει τη διαφορά. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό ενόψει του τεράστιου χρόνου και της προσπάθειας που απαιτείται για την κατάρτιση μιας επαγγελματικής πρότασης. ' Η συνάντηση με βασικούς υπευθύνους λήψης αποφάσεων εκ των προτέρων και η υποβολή ερωτημάτων διερεύνησης για να προσδιοριστεί ακριβώς αυτό που αναζητούν είναι η ελάχιστη προετοιμασία. Περιττό να πούμε, μια ανταγωνιστική τιμή είναι πάντα ο τελικός καθοριστικός παράγοντας μεταξύ ίσων διεκδικητών.
ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ
Berman, Sharon. «Πώς να δημιουργήσετε επιχειρηματικές προτάσεις που επηρεάζουν τους πελάτες». Επιχειρηματικό περιοδικό του Λος Άντζελες . 3 Ιανουαρίου 2000.
Gilliam, Stacy. 'Ενεργοποιήστε την πρότασή σας.' Black Enterprise . Ιούνιος 2005.
Σαντ, Τομ. Πειστικές επιχειρηματικές προτάσεις . AMACOM, 1 Δεκεμβρίου 2003.
