Υπάρχουν μέρες που νιώθω ότι πνίγω στο email. Απλώς δεν μπορώ να απαντήσω σε κάθε έναν εγκαίρως. Έτσι, όταν μπορώ επιτέλους να χαράξω χρόνο για να απαντήσω σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα δάχτυλά μου αρχίζουν αυτόματα να πληκτρολογούν αυτήν τη φράση: 'Συγγνώμη για την καθυστερημένη απάντηση ...'
Ξέρω ότι δεν είμαι μόνος.
Αυτές οι πέντε λέξεις έχουν γίνει τόσο συνηθισμένες στην κουλτούρα email, ήταν ακόμη και το θέμα μιας πρόσφατης σατιρικής στήλης Shouts & Murmurs στο Ο Νέος Υόρκης από τη Susanna Wolff
Συγγνώμη για την καθυστερημένη απάντηση. Άνοιξα το e-mail σας στο τηλέφωνό μου ενώ η ημερομηνία μου ήταν στο μπάνιο, αλλά τότε είδα ότι απαιτούσε κάτι παραπάνω από απάντηση «ναι» ή «όχι», αποφάσισα ότι ήταν πάρα πολύ δουλειά, το σημείωσα ως μη αναγνωσμένο και μετά το ξέχασα εντελώς μέχρι τώρα!
Η επιθυμία να διπλώσετε τη γλώσσα συγγνώμης για την καθυστερημένη απάντηση σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο απαντώ είναι ισχυρή. Ακόμα κι αν απαντώ τόσο γρήγορα όσο την επόμενη μέρα, αισθάνομαι τον κνησμό να ζητήσω συγγνώμη για την καθυστερημένη απάντησή μου.
Πρέπει να σταματήσουμε να το λέμε, όπως επισημαίνει η Melissa Dahl Επιστήμη μας . Επειδή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σπάνια αρκετά επείγον για να απαιτήσουμε συγγνώμη για την απάντησή τους με καθυστέρηση. Το πραγματικό πρόβλημα με τη συγγνώμη για την άμεση απάντηση σε κάθε email; Ορίζει το προηγούμενο ότι θα πρέπει να απαντάμε αμέσως σε κάθε email. Εάν απαντήσετε εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, τι υπάρχει για να ζητήσετε συγγνώμη;
Αλλά επειδή η συγγνώμη για την καθυστερημένη απάντηση είναι τόσο συνηθισμένη, πώς σπάμε τη συνήθεια; Εδώ είναι μερικές ιδέες.
Μπλοκάρετε το email σας στο χρόνο
Δεν μπορούμε να απαντήσουμε αμέσως σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς εισέρχονται. Αυτό μας οδηγεί να συμπιέζουμε αυτές τις απαντήσεις όποτε έχουμε χρόνο, κάτι που θα μπορούσε να είναι λίγο, το οποίο μπορεί να μας οδηγήσει κάτω από την επικίνδυνη παγίδα συγγνώμης για την καθυστερημένη απάντηση.
Αντ 'αυτού, δοκιμάστε να αποκλείσετε μια συγκεκριμένη ώρα κάθε μέρα κατά την οποία απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ακολουθώντας ένα σύστημα λίστας υποχρεώσεων χρονικού αποκλεισμού, διαθέτετε ορισμένες περιόδους της ημέρας σας για συγκεκριμένες εργασίες. Δεν χρειάζεται να απαντήσετε αμέσως σε αυτό το email ή προσπαθήστε να θυμηθείτε να απαντήσετε αργότερα. Αντ 'αυτού, απαντήστε κατά τη διάρκεια του χρονικού διαστήματος της ημέρας που έχετε ορίσει για να στείλετε email. «Όταν έχουμε όλα τα καθήκοντά μας σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία, ώρα και διάρκεια, κοιμόμαστε πιο ήσυχα γνωρίζοντας ότι όλα όσα πρέπει να γίνουν είναι στη θέση του», δήλωσε ο ειδικός στη διαχείριση χρόνου Kevin Kruse Γρήγορη εταιρεία .
Απλά σταματήστε να λυπάμαι
Εάν θέλετε να πάρετε κρύα γαλοπούλα και να σταματήσετε να ζητάτε συγνώμη για πάντα, υπάρχει μια προσθήκη Chrome για το Gmail που μπορεί να σας βοηθήσει. Είναι κάπως σαν ορθογραφικός έλεγχος, αλλά αντί να εντοπίζει ορθογραφικά λάθη, καταγράφει ακριβείς λέξεις όπως «συγγνώμη» και «απλά». Που ονομάζεται Απλά δεν λυπάμαι , η προσθήκη θα σας προειδοποιήσει εάν πληκτρολογείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πληκτρολογείτε «συγγνώμη» χωρίς να σκεφτείτε πολύ γιατί σας ζητάμε συγνώμη.
Βάλτε το βάρος στον αποστολέα
Ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να απαιτούν γρήγορη απάντηση. Αλλά είναι δύσκολο να περάσετε από τη θάλασσα που είναι τα εισερχόμενά σας και να γνωρίζετε ακριβώς ποιες είναι αυτές.
Έτσι, ο οικονομολόγος συμπεριφοράς Dan Ariely βρήκε μια λύση. Προκειμένου να δοθεί προτεραιότητα στον επείγοντα χαρακτήρα των 300 μηνυμάτων που λαμβάνει την ημέρα, η αυτόματη απάντησή του ζητά από τον αποστολέα να συμπληρώσει μια φόρμα. Στη φόρμα, ο αποστολέας πρέπει να παράσχει περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το αίτημά του, ακόμα και όταν αναμένει απάντηση. Ο αριθμός των ατόμων που χρειάζονται απάντηση αμέσως; Μόνο δύο τοις εκατό.
«Με email, αντιμετωπίζουμε τα πάντα σαν να βιαζόμαστε», είπε ο Ariely όταν ήταν φιλοξενούμενος Bloomberg's Σχέδιο παιχνιδιού podcast. «Υπάρχει μια τεράστια διαφορά μεταξύ του σημαντικού και του επείγοντος».
