Μπορεί να είστε λαμπροί και δημιουργικοί, αλλά αν δεν διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τον χρόνο σας, δεν θα είστε επιτυχημένοι.
«Όλα όσα θέλετε να κάνετε στη δουλειά απαιτούν χρόνο», γράφει ο Brian Tracy στο βιβλίο του Κυριαρχήστε το χρόνο σας, κυριαρχήστε τη ζωή σας . «Ο μόνος τρόπος με τον οποίο μπορείς να πάρεις αρκετό χρόνο για να κάνεις τα πράγματα που μπορούν πραγματικά να κάνουν τη διαφορά στη δουλειά σου είναι να εξοικονομήσεις χρόνο που θα περνούσες κανονικά κάνοντας κάτι άλλο».
Ξεκινήστε εξετάζοντας τους επτά παράγοντες που χαμένος χρόνος . Ακολουθούν χρήσιμες συμβουλές:
1. Email, τηλέφωνο και κείμενο
«Όταν το τηλέφωνο χτυπάει και το email χτυπάει, η σκέψη σου σπάει και αποσπάται η προσοχή», γράφει ο Tracy.
Τι να κάνω: Αφιερώστε περιόδους της ημέρας όταν δεν επιτρέπεται καμία διακοπή.
2. Μη αναμενόμενοι επισκέπτες
Όταν κάποιος εμφανίζεται απροσδόκητα στο γραφείο ή το σταθμό εργασίας σας, το άτομο αυτό διακόπτει την εργασία σας και βλάπτει την αποτελεσματικότητά σας.
Τι να κάνω: «Σηκωθείτε γρήγορα όταν ανεπιθύμητοι επισκέπτες έρχονται στο χώρο εργασίας σας, σαν να φεύγατε», γράφει ο Tracy. «Πες στο σπατάλη του χρόνου ότι είσαι πραγματικά γεμάτος σήμερα και έχεις πολλά που πρέπει να κάνεις». Στη συνέχεια, περπατήστε τον επισκέπτη μακριά από το χώρο εργασίας σας και επιστρέψτε στην εργασία σας στο χέρι.
3. Συναντήσεις
Το γνωρίζετε ήδη: Πολλές συναντήσεις είναι χάσιμο χρόνου.
Τι να κάνω:
- Προγραμματίστε συναντήσεις μόνο για το χρονικό διάστημα που πραγματικά χρειάζεστε. Δεν υπάρχει λόγος να χρειάζεται να πραγματοποιούνται συσκέψεις για μια ώρα. Αναρωτηθείτε: Τι μπορώ να πετύχω σε 10 λεπτά;
- Ορίστε στόχους. Πώς φαίνεται η επιτυχία; Μόνο αρθρώνοντας μια επιθυμητή τελική κατάσταση μπορείτε να χτίσετε τα στοιχεία της επιτυχίας. Στην πραγματικότητα, κάθε απόφαση που λαμβάνετε - από πού να πραγματοποιήσετε τη συνάντηση και σε ποιον να προσκαλέσετε πώς να διευκολύνετε - πρέπει να βασίζεται στον τρόπο με τον οποίο απαντάτε σε αυτήν την ερώτηση.
- Δημιουργήστε μια ατζέντα. Μόλις ορίσετε στόχους, οι καλύτερες συναντήσεις σχεδιάζονται προσεκτικά για την επίτευξή τους. Η παλιομοδίτικη λέξη για αυτό το σχέδιο είναι πρόγραμμα , αλλά πρέπει να κάνετε περισσότερα από τη δημιουργία μιας λίστας περιεχομένου με κουκκίδες. Θα πρέπει να δομήσετε τη συνάντησή σας για να έχετε μια ροή που έχει νόημα, να δημιουργήσετε ευκαιρίες για τους συμμετέχοντες να ... καλά, να συμμετάσχετε και να διαχειριστείτε το χρόνο έτσι ώστε να κάνετε τα πάντα.
4. Πυροσβεστική
Γνωρίζετε το τρυπάνι («πυρκαγιά»): «Ακριβώς όταν εγκατασταθείτε για να εργαστείτε σε ένα σημαντικό έργο, συμβαίνει κάτι εντελώς απροσδόκητο που θα σας απομακρύνει από το κύριο έργο σας, για λίγα λεπτά ή ακόμα και για ώρες».
Τι να κάνω: Σκεφτείτε πριν ενεργήσετε. Η Tracy σας συμβουλεύει να πάρετε μια βαθιά ανάσα, να ηρεμήσετε και να παραμείνετε αντικειμενικοί. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να μάθετε τι συνέβη. Να είστε ξεκάθαροι για το πρόβλημα πριν ενεργήσετε. '
5. Αναβλητικότητα
Η Tracy το μισεί. «Η αναβλητικότητα δεν είναι μόνο ο κλέφτης του χρόνου… είναι ο κλέφτης της ζωής», γράφει. «Η ικανότητά σας να σταματήσετε να αναβάλλετε και να συνεχίσετε τη δουλειά μπορεί να αλλάξει τη ζωή σας».
Τι να κάνω: Σαλάμι και τυρί! Μερικές φορές ο καλύτερος τρόπος για να ολοκληρώσετε ένα μεγάλο έργο είναι να πάρετε ένα μικρό κομμάτι (όπως σαλάμι) και να ολοκληρώσετε μόνο αυτό το κομμάτι. Εναλλακτικά, εξασκήστε την τεχνική ελβετικών τυριών, αντιμετωπίζοντας την εργασία σας σαν ένα τυρί - «Τρυπήστε τρύπες σε αυτό, επιλέγοντας ένα μέρος πέντε λεπτών της εργασίας», λέει ο Tracy - και ολοκληρώνοντας αυτό.
6. Κοινωνικοποίηση
Το 75% της εργασίας δαπανάται για την αλληλεπίδραση με άλλους ανθρώπους. Δυστυχώς, τουλάχιστον το ήμισυ αυτού του χρόνου ξοδεύεται κοινωνικοποίηση.
Τι να κάνω: Κανονίστε να συναντηθείτε με φίλους εργασίας σε διαλείμματα καφέ, μεσημεριανό γεύμα και μετά τη δουλειά.
7. Αναποφασιστικότητα
Κάθε φορά που αναβάλλετε μια απόφαση ή αφιερώνετε πολύ χρόνο στη λήψη μιας απόφασης, χάνετε χρόνο - και καθυστερείτε να αναλάβετε δράση.
Τι να κάνω: Αποφασίστε εάν η απόφαση εξαρτάται από εσάς (σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να τη λάβετε γρήγορα) ή εάν πρέπει να ανατεθεί ή να κλιμακωθεί. Εάν κάποιος άλλος πρέπει να λάβει την απόφαση, ζητήστε μια γρήγορη απάντηση.
«Θυμηθείτε ότι μπορείτε να κάνετε μόνο ένα πράγμα τη φορά», γράφει η Tracy. «Αυτό το ένα πράγμα πρέπει να είναι το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε αυτή τη στιγμή».