Τα εισερχόμενα email της Merlin Mann είναι γεμάτα ακαταστασία. Αυτό είναι ενοχλητικό για να το παραδεχτεί. Είναι ο τύπος που επινόησε την έννοια του inbox zero.
Ο Mann είναι γκουρού παραγωγικότητας που ξεκίνησε την ιστοσελίδα 43folders.com το 2004. Σύντομα άρχισε να κηρύττει το ευαγγέλιο των εισερχομένων μηδέν σε άρθρα στον ιστότοπό του. Ο Νέος Υόρκης το περιέγραψε ως «επαναστατικό σύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου». Ο Μαν έδωσε ένα Google Tech Talk στα εισερχόμενα μηδέν. Πιάστηκε σαν φωτιά.
Η επίτευξη μηδενικών εισερχομένων έγινε τόσο περιζήτητη που η εξαιρετικά δημοφιλής εφαρμογή Mailbox σχεδίασε ολόκληρη τη στρατηγική προϊόντων της γύρω από το χτύπημα των εισερχομένων μηδέν. Όταν φτάσατε εκεί, λάβατε ένα ένδοξο μήνυμα «Έχετε τελειώσει όλα» πάνω από μια όμορφη εικόνα. Η εικόνα θα άλλαζε κάθε φορά, αξιοποιώντας την εμπειρία. (Το Dropbox απέκτησε το γραμματοκιβώτιο και το έκλεισε το 2016.)
Αλλά ο Μαν λέει ότι το κάνουμε λάθος. Σε μια συνέντευξη με Ενσύρματο ΗΒ , εξηγεί πώς χάσαμε όλοι το θέμα σχετικά με τα εισερχόμενα μηδέν - και τι πρέπει να κάνουμε αντ 'αυτού.
Σταματήστε να αντιμετωπίζετε τα εισερχόμενα μηδέν ως μέσο για το τέλος.
Τι ακριβώς είναι τόσο χρήσιμο για την επίτευξη μηδενικών εισερχομένων; Ίσως να μπορείς να πεις ότι το έκανες. Εχει ωραία αίσθηση. Ωστόσο, λόγω του όγκου των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουμε αυτές τις μέρες, ίσως δεν είναι πλέον ένας αξιοθαύμαστος στόχος.
Όταν ο Μαν αποκάλυψε για πρώτη φορά την έννοια του inbox zero, είχε ένα inbox. Σήμερα, έχουμε δεκάδες περισσότερα που θα μπορούσαν να θεωρηθούν εισερχόμενα.
Email εργασίας
Προσωπικό email
DM DM στο Twitter
Facebook Messenger
DM Instagram
Χαλαρότητα
Μηνύματα κειμένου
Ο Μαν είπε Ενσύρματο θα πρέπει να αναλύσετε πώς ξοδεύετε το χρόνο σας σε αυτά τα διάφορα εισερχόμενα. Εάν η προσοχή σας είναι τόσο λεπτή επειδή απαντάτε σε μηνύματα από όλα αυτά τα μέρη όλη την ώρα, δεν αποτελεί έκπληξη το ότι αισθάνεστε άγχος.
Έχετε λίγη χάρη με τον εαυτό σας. Αποδεχτείτε ότι δεν μπορείτε να τα κάνετε όλα. Ξεχάστε να απαντάτε σε κάθε μήνυμα. Το να αφήσετε κάποια από τα λιγότερο σημαντικά πράγματα να παραμείνει θα σας δώσει λίγη ηρεμία.
Όμως, αυτή δεν είναι δικαιολογία για απλή εξαίρεση και για να σταματήσετε να απαντάτε σε οτιδήποτε. Οι ερευνητές της Microsoft διαπίστωσαν ότι η παράβλεψη των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήταν ένα ενδεικτικό σημάδι κακού διαχειριστή. Πρέπει να μείνετε στην κορυφή των στοιχείων προτεραιότητας στα εισερχόμενά σας. Εναπόκειται σε εσάς να αποφασίσετε ποιες είναι αυτές οι προτεραιότητες.
Να είστε προσεκτικοί με την προσέγγιση της καθαρής πλάκας.
Νέο έτος, νέα δεκαετία. Γιατί να μην επιλέξετε την πυρηνική επιλογή και να πατήσετε διαγραφή σε όλα; Σκουπίστε την πλάκα καθαρή και ξεκινήστε φρέσκα.
Αυτή είναι μια φοβερή ιδέα, λέει ο Mann. Αντ 'αυτού, εντοπίστε βασικούς τομείς εστίασης. Ίσως μπορείτε να πατήσετε διαγραφή σε έναν συγκεκριμένο τύπο email - όπως ειδοποιήσεις ή διαφημιστικά.
Αλλά σώστε τα σημαντικά πράγματα. Αρχίστε να διαμορφώνετε μια στρατηγική για να δοκιμάσετε τι είναι σημαντικό και τι όχι. Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι για την ελαχιστοποίηση του χρόνου που δαπανάται στο email. Ο Mann προτείνει να αφιερώσετε χρόνο τρεις φορές την ημέρα για να καλύψετε τα εισερχόμενά σας. Ορισμένοι εμπειρογνώμονες παραγωγικότητας συνιστούν να μην ελέγχετε πρώτα το email το πρωί, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε βαθιές εργασίες.
Αυτές οι στρατηγικές μπορεί να μην λειτουργούν για όλα τα άτομα, ειδικά εκείνα των οποίων οι εργασίες απαιτούν γρήγορες απαντήσεις σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε κάποια ευελιξία ως προς το email, ακολουθούν μερικές προσεγγίσεις:
Διαγράψτε την εφαρμογή email από το τηλέφωνό σας όταν βρίσκεστε σε διακοπές. Μην πανικοβληθείτε. Είναι εύκολο να κατεβάσετε ξανά την εφαρμογή όταν συνδεθείτε ξανά στο διαδίκτυο.
Εάν πρέπει να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα σαββατοκύριακα ή κατά τη διάρκεια περιττών ωρών, προγραμματίστε τα να φτάσουν κατά τις εργάσιμες ώρες. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν είστε ηγετικός ρόλος για να ηγηθείτε του παραδείγματος και να μην διαιωνίσετε μια συνεχή κουλτούρα. Εάν στέλνετε μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλο το σαββατοκύριακο, οι άμεσες αναφορές σας θα νιώσουν ότι πρέπει επίσης.
Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις - email και αλλιώς - έτσι ώστε να μην αποσπάτε συνεχώς τα επείγοντα αλλά όχι απαραίτητα σημαντικά pings.
