Πριν από σχεδόν είκοσι χρόνια, μια από τις πρώτες εταιρείες για τις οποίες δούλεψα έξω από το κολέγιο αποφάσισε να πραγματοποιήσει την ετήσια συνάντηση γραφείων σε εξωτερικούς χώρους.
Και όχι μόνο μέσα όποιος εξωτερική τοποθεσία. Για να ενεργοποιήσετε το κανάλι στο «11» στο εμπνευσμένο επίπεδο διάθεσης; - για να δανειστείτε την τώρα κλασική «μεταφορά» από το rock rockumentary της δεκαετίας του 1980, «Αυτή είναι η σπονδυλική βρύση» - Η συγκέντρωση της εταιρείας μας επρόκειτο να πραγματοποιηθεί σε ένα γραφικό σημείο που βρίσκεται στην άκρη ενός γκρεμού στην εκπληκτικά όμορφη Το πάρκο φαράγγι Taroko στην ανατολική ακτή της Ταϊβάν.
Είχα προσφερθεί εθελοντικά να βοηθήσω τον διαχειριστή μας να προετοιμάσει την παρουσίασή του, την οποία σκόπευε να προβάλει σε μια οθόνη που βρισκόταν έξω, με τα καταπράσινα βουνά και τους βρυχηθμούς καταρράκτες ως ένα εμπνευσμένο φυσικό σκηνικό.
Δεν θα ξεχάσω ποτέ την αίσθηση της παρανοίας που είχα γύρω από το σχέδιό του. Ναι, ήταν εμπνευσμένο! Όμως, παρόλο που είχα προσχωρήσει πρόσφατα στην εταιρεία, ήμουν ήδη καλά εξοικειωμένος με τα τεχνικά προβλήματα που αντιμετωπίζαμε συχνά. Δυσλειτουργίες που θα μπορούσαν να καταστρέψουν τις παρουσιάσεις μας, ακόμη και στα υποτιθέμενα ασφαλή όρια μιας αίθουσας συσκέψεων στο γραφείο μας ή στο γραφείο του πελάτη μας - προβλέψιμα μέρη όπου θα μπορούσαμε εύκολα να εντοπίσουμε κάποιον από το τμήμα πληροφορικής που θα μπορούσε να διορθώσει το πρόβλημά μας και να λειτουργήσει ξανά τα πράγματα .
Έτσι, ως «Σχέδιο Β», αποφάσισα να εκτυπώσω έντυπα της παρουσίασης το βράδυ πριν από το διώροφο τρένο μας το επόμενο πρωί. Ενώ όλοι οι άλλοι είχαν φύγει από το γραφείο σε πολύ πιο υγιή ώρα, έμεινα κολλημένος στο τυπογραφείο στις 3 το πρωί, έβγαλα αντίγραφα της παρουσίασης. (Φυσικά για κάθε περίπτωση.)
Την επόμενη μέρα, μετά το τρένο αντοχής και μια άλλη ώρα με το λεωφορείο σε έναν γελοία στενό και στρογγυλό ορεινό δρόμο, φτάσαμε στο γραφικό σημείο ανάπαυσης στην άκρη του φαραγγιού Taroko.
Σίγουρα, ο προβολέας.
Δεν.
Εργασία.
(Αναστατωμένη ματιά στο πρόσωπο του διαχειριστή.)
(Ο Cue Glenn και το κουτί των εκτυπώσεών του!)
(Κοίτα ανακούφιση και ευγνωμοσύνη για τη διαχείριση του προσώπου του συνεργάτη.)
Έχω βιώσει πολύ περισσότερες εκπλήξεις, λάθη, ατυχίες και, μερικές φορές, απόλυτες αποτυχίες, κατά τη διάρκεια της καριέρας μου. Σήμερα, απρόσμενες και πολύ δυσάρεστες εκπλήξεις ακόμη συμβεί. Τα καλά σχεδιασμένα σχέδια πετιούνται έξω από το παράθυρο. Τα πράγματα μερικές φορές πάνε πολύ λάθος.
Εδώ είναι μερικά μαθήματα που έχω μάθει στο δρόμο που με βοήθησαν να πλοηγηθώ σε πολλές δύσκολες καταστάσεις:
1. Προσοχή στις υποθέσεις.
Το σχέδιο του διαχειριστή συνεργάτη μας ήταν δημιουργικό και εμπνευσμένο, αλλά βασίστηκε επίσης σε διάφορες υποθέσεις που αποδείχθηκαν, καλά, λανθασμένες. Όπως ο προβολέας λειτουργεί. Συνεχίζω να βλέπω τους ανθρώπους να κάνουν υποθέσεις που βασίζονται σε υπερβολικές δόσεις αισιοδοξίας, σε παραπληροφόρηση ή σε απλή άγνοια. Μπορεί να μην είστε σε θέση να εξαλείψετε όλους τους πιθανούς κινδύνους, αλλά μπορείτε σίγουρα να τους μετριάσετε και να προετοιμαστείτε για να τους αντιμετωπίσετε καλύτερα εάν κάνετε αυτό που προτείνω στο επόμενο σημείο.
2. Χαρτογράφηση πιθανών σεναρίων και βασικών αποφάσεων.
Προσπαθήστε να οπτικοποιήσετε το συμβάν που προσπαθείτε να οργανώσετε ή το προϊόν που προσπαθείτε να δημιουργήσετε (αυτό το «προϊόν» θα μπορούσε να είναι μια πολύ ποσοτική αναφορά, ένα δημιουργικό σχέδιο, ένα κομμάτι επικοινωνίας ή οτιδήποτε άλλο εργάζεστε) ). Στη συνέχεια, σχεδιάστε μερικά πιθανά σενάρια και ακολουθίες συμβάντων που θα μπορούσαν να συμβούν μεταξύ του τώρα και του πραγματικού γεγονότος, ή τη στιγμή που παραδίδετε το τελικό προϊόν. Στο «Σενάριο Α», τι θα μπορούσε να συμβεί; Ποια πορεία δράσης θα πρέπει να κάνετε εσείς και οι άλλοι; Κάντε το ίδιο για τα «Σενάριο Β» και «Σενάριο Γ». Μην κάνετε όλα αυτά, ωστόσο, εκτός αν κάνετε και αυτό που προτείνω στο επόμενο σημείο.
3. Αναφέρετε τα σενάρια σας - και κερδίστε υποστήριξη για αυτά.
Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε ένα έξυπνο σετ «Τι γίνεται αν;» και βασικές αποφάσεις, μόνο για να διαπιστώσετε ότι κανένας άλλος δεν είναι εντάξει στο σχέδιό σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κοινοποιήσει το «Σχέδιο Α» και το «Σχέδιο Β» σας με βασικά ενδιαφερόμενα μέρη και υπεύθυνους λήψης αποφάσεων, ώστε να καταλάβουν τι να περιμένουν όταν τα πράγματα δεν πάνε όπως αρχικά είχε προγραμματιστεί.
4. Μην εμπιστεύεστε την τεχνολογία (όχι εξ ολοκλήρου τουλάχιστον).
Ολόκληρη η επαγγελματική και ακόμη και η προσωπική μας ζωή είναι τόσο στενά συνδεδεμένες με την τεχνολογία, δεν έχουμε άλλη επιλογή από το να εμπιστευόμαστε την ικανότητά της να προσφέρει αυτό που υπόσχεται να κάνει.
Όμως όλοι γνωρίζουμε ότι η τεχνολογία κάνει αποτυγχάνει, και αποτυγχάνει γρήγορα, και αποτυγχάνει σκληρά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εφαρμόσει ένα σχέδιο απόλυσης, ότι γνωρίζετε πώς να αντιμετωπίσετε βασικά προβλήματα και ότι έχετε έναν ειδικό για να το καλέσετε όταν τα χρειάζεστε. Επειδή θα το κάνετε.