Η πρόσληψη εξωτερικών εργολάβων ή προμηθευτών για την εκτέλεση έργων και εργασιών που δεν εμπίπτουν στην κύρια αρμοδιότητά σας έχει νόημα για πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Ίσως χρειάζεστε βοήθεια με το γραφικό σχεδιασμό, την κωδικοποίηση ιστότοπου ή τη διαφήμιση πληρωμής ανά κλικ, αλλά δεν έχετε ιδέα για να ξεκινήσετε. Θα χρειαζόταν πολύτιμος χρόνος και πόροι για να το κάνετε εσωτερικά, πράγμα που σημαίνει ότι ένας εξωτερικός ανάδοχος θα μπορούσε να σας σηκώσει και να τρέξει πολύ πιο γρήγορα και με καλύτερα αποτελέσματα.
Δηλαδή, αν τα ενσωματώσετε σωστά.
Όπως και με έναν νέο υπάλληλο, ο χρόνος είναι ουσιαστικός. Έχοντας ένα σαφές σχέδιο επιβίβασης έτοιμο να ξεκινήσει πριν από την πρόσληψη ενός νέου εργολάβου ή προμηθευτή μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ ενός επιτυχημένου έργου και ενός αποτυχημένου έργου. Λοιπόν, εδώ είναι οι συμβουλές μου για το πώς να επιβιβαστείτε στους εξωτερικούς εργολάβους με τον σωστό τρόπο στο μισό χρόνο.
1. Καθορίστε μια σαφή γραπτή περιγραφή της εργασίας ή του έργου.
Αυτό μπορεί να ποικίλλει ανάλογα με το έργο και τη βιομηχανία, αλλά αν είναι κάτι σαν διαφήμιση πληρωμής ανά κλικ, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα RFP (αίτημα για πρόταση) για να καθορίσετε τους στόχους του έργου, τον προϋπολογισμό και τα κριτήρια επιτυχίας. Αν πρόκειται για γραφικό σχεδιασμό, μπορείτε να ακολουθήσετε μια πιο παραδοσιακή μορφή τύπου περιγραφής εργασίας που να καθορίζει δεξιότητες και τι αναμένεται από κάποιον σε αυτήν τη θέση. Το κλειδί εδώ είναι να το κάνετε πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση προμηθευτή.
2. Καθορίστε ένα χρονοδιάγραμμα επιβίβασης.
Εάν ακολουθήσετε τη διαδρομή RFP για το βήμα 1, αυτό θα πρέπει να είναι ήδη έτοιμο και έτοιμο να ξεκινήσει. Αυτό θα συνεπαγόταν ένα χρονοδιάγραμμα εβδομάδας-εβδομάδας για το έργο ή την εργασία, με καθορισμένους σαφείς στόχους στην πορεία. Προτού προσλάβετε έναν νέο εργολάβο, ελέγξτε το χρονοδιάγραμμα μαζί τους και βεβαιωθείτε ότι είναι σε θέση να δεσμευτούν για τις ημερομηνίες που ορίζονται. Ανάλογα με το φορτίο του πελάτη τους, μπορεί να χρειαστεί να προσαρμόσουν το πρόγραμμά τους για να εξυπηρετήσουν ή μπορεί να μην είναι σε θέση να επιτύχουν τους στόχους σας κατά τη διάρκεια της περιόδου αύξησης. Το κλειδί είναι να επικοινωνείτε και να είστε ξεκάθαροι στις προσδοκίες.
3. Δημιουργήστε ένα κατάστρωμα εταιρείας με όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να ξεκινήσουν και να λειτουργούν γρήγορα.
Σε γενικές γραμμές, ένα από τα πιο χρονοβόρα μέρη της επιβίβασης ενός νέου εργολάβου ή προμηθευτή είναι να τους επιταχύνει στην εταιρική αποστολή, τα υπάρχοντα συστήματα και εργαλεία, βασικές αγορές, πελάτες / πελάτες, εταιρική κουλτούρα, ανταγωνιστές κ.λπ. αυτήν τη διαδικασία δημιουργώντας μια εταιρεία στο κατάστρωμα επιβίβασης που περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες για την επιχείρησή σας και τους πελάτες της. Στη συνέχεια, μπορείτε να μοιραστείτε αυτό το κατάστρωμα την πρώτη ημέρα και να τους επιτρέψετε να εκπαιδεύσουν τον εαυτό τους και τους άλλους που εργάζονται στην ομάδα τους στο μισό χρόνο. Το κατάστρωμα Maui Mastermind περιλαμβάνει πράγματα όπως email μάρκετινγκ, σενάρια κλήσεων και δημογραφικά στοιχεία στόχου. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτό το κατάστρωμα είναι ένα ζωντανό έγγραφο. Καθώς εισάγουμε νέους προμηθευτές και έχουν ερωτήσεις που δεν καλύπτονται στο κατάστρωμα, το ενημερώνουμε αναλόγως.
4. Προσθέστε τα στα εργαλεία διαχείρισης του έργου σας και στις σχετικές συναντήσεις την πρώτη ημέρα.
Μια άλλη συμβουλή για την ταχεία ενεργοποίησή τους είναι να βεβαιωθείτε ότι τα έχετε προσθέσει στα εργαλεία διαχείρισης του έργου σας και στα προγράμματα συσκέψεων την πρώτη ημέρα. Η ομάδα μου θα προσκαλέσει έναν νέο προμηθευτή στο εργαλείο διαχείρισης έργων μας και θα τον συμπεριλάβει σε ένα έργο που έχει όλους τους στόχους και τα χρονοδιαγράμματα (όπως συζητήθηκε προηγουμένως στο δεύτερο βήμα) για αυτούς. Με αυτόν τον τρόπο μπορούν να εργαστούν σχεδόν αμέσως.
Η επιβίβαση ενός εργολάβου γρήγορα και αποτελεσματικά μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να κλιμακώσει και να επιτύχει τους στόχους της πιο γρήγορα. Όσο περισσότερα έχετε κάνει εκ των προτέρων, τόσο πιο εύκολη θα είναι η διαδικασία.