Σε έναν κόσμο που τρέχει τόσο πολύ μέσω των ψηφιακών μέσων όσο και στην πραγματική ζωή, όλοι πρέπει να μάθουμε να σκεφτόμαστε περισσότερο σαν συγγραφείς.
Ακόμα κι αν πηγαίνετε σε ένα γραφείο κάθε μέρα, πιθανότατα περνάτε τον περισσότερο χρόνο σας μιλώντας με συναδέλφους, πελάτες ή πελάτες μέσω email . Ή, όλο και περισσότερο, μέσω κειμένων ή εφαρμογών ανταλλαγής μηνυμάτων. Εάν εργάζεστε από το σπίτι ή διευθύνετε τη δική σας επιχείρηση, μπορεί να πάτε ολόκληρες μέρες χωρίς να μιλήσετε δυνατά σε έναν άλλο άνθρωπο. Χωρίς κρίση. Έχω πάει και εκεί.
Αυτό σημαίνει, ανεξάρτητα από το πόσο απεχθάνεστε τα Αγγλικά στο γυμνάσιο ή τη σύνθεση στο κολέγιο, είστε συγγραφέας. Μην περιμένετε να ακολουθήσετε τη δουλειά μου σύντομα - θα σας πολεμήσω για αυτό - αλλά θα πρέπει να λάβετε σοβαρά υπόψη την ικανότητα και να καταλάβετε λίγο πώς να μεταδώσετε ένα μήνυμα μέσω της γραπτής λέξης.
Το κλειδί για τη γραπτή επικοινωνία που οι περισσότεροι άνθρωποι ξεχνούν
Οι περισσότεροι από εμάς γράφουν επιχειρηματικές επικοινωνίες έχοντας κατά νου τον στόχο μας: τις πληροφορίες που πρέπει να κοινοποιήσουμε ή τι θέλουμε να κάνει ο παραλήπτης για εμάς. Το μήνυμα χάνεται συχνά, γιατί ξεχνάμε ένα θεμελιώδες στοιχείο κάθε γραφής: το κοινό.
Η κατανόηση του κοινού σας είναι ζωτικής σημασίας για τη σύνταξη κάτι που έχει νόημα για αυτούς - και, ως εκ τούτου, το μετακινεί σε οποιαδήποτε ενέργεια ή κατανόηση θέλετε να επιτύχετε. Είναι αλήθεια εάν γράφετε ένα βιβλίο για τις μάζες ή ένα μήνυμα συνομιλίας σε έναν μόνο συνάδελφο.
Θα σπαταλήσετε πολύ χρόνο με παρεξηγήσεις εάν δεν αφιερώσετε πρώτα χρόνο για να καταλάβετε το άτομο στην άλλη πλευρά του μηνύματός σας. Δανεισμός από τον τρόπο με τον οποίο οι προγραμματιστές λογισμικού σχεδιάζουν έργα δουλεύοντας πρώτα για να κατανοήσουν τον τελικό χρήστη τους, ορίζω ένα κοινό χρησιμοποιώντας αυτό που αποκαλώ « ιστορία του αναγνώστη '
Είναι ένας απλός τρόπος για να περιγράψετε γρήγορα ποιοι είναι, τι ξέρουν, πώς σκέφτονται, τι θέλουν και γιατί το θέλουν. Πρέπει να γνωρίζετε αυτά τα πράγματα εάν θέλετε το μήνυμά σας να φτάσει καλά, είτε μοιράζεστε νέα για μια νέα πολιτική με το προσωπικό σας είτε απλώς δίνετε οδηγίες για το πάρτι των διακοπών.
Για να δημιουργήσετε μια ιστορία αναγνωστών, συμπληρώστε τα κενά σε αυτήν τη δήλωση: Ως [τύπος ατόμου], θέλουν [κάποιο στόχο] έτσι ώστε [κάποιο λόγο].
Πώς να δημιουργήσετε ένα μήνυμα για να επιτύχετε τους στόχους όλων
Ακολουθεί ένα παράδειγμα που αντιμετωπίζω κάθε μέρα στο The Penny Hoarder. Διαχειρίζομαι μια συντακτική ομάδα που διασυνδέεται με την ομάδα πωλήσεών μας. Από τη φύση μας, μιλάμε διαφορετικές γλώσσες και έχουμε φαινομενικά ανταγωνιστικούς στόχους. Μια ιστορία αναγνωστών για την ομάδα πωλήσεών μας μπορεί να μοιάζει με αυτήν:
Όταν συζητάω με έναν αντιπρόσωπο πωλήσεων σχετικά με το αν ένας διαφημιζόμενος είναι κατάλληλος για εμάς, θα μπορούσα να μιλήσω μόνο για τον στόχο της ομάδας μου να γράψει ελκυστικό περιεχόμενο:
Ή, θα μπορούσα να λάβω υπόψη τους στόχους και τα κίνητρα του αντιπροσώπου πωλήσεων και να γράψω έχοντας υπόψη τους:
Spoiler: Έχω μάθει να κάνω το τελευταίο και είναι πιο αποτελεσματικό στην επίτευξη των στόχων και των δύο ομάδων. Αντίθετα, η ομάδα πωλήσεών μας κατανοεί τα συντακτικά κίνητρά μας και μας μιλούν με αυτά που έχουν κατά νου.
Αυτό ισχύει και για την ορολογία. Μην υπερφορτώνετε έναν παραλήπτη με ένα μήνυμα γεμάτο λέξεις-κλειδιά, αρκτικόλεξα ή γλώσσα για συγκεκριμένη βιομηχανία, εάν γνωρίζετε ότι δεν είναι πιθανό να είναι ενημερωμένοι. Αυτό θα τους κάνει να αισθάνονται ηλίθιοι ή να οδηγήσουν σε σύγχυση που πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να ξεμπλέξετε.
Αντ 'αυτού, αφιερώστε ένα δευτερόλεπτο για να τα ορίσετε με μια ιστορία για τον αναγνώστη πριν βγάλτε το email ή το κείμενό σας για να μάθετε τι κάνουν και δεν γνωρίζουν.