Εάν χρειάζεστε ένα σύστημα για τη διαχείριση των εγγράφων σας σε όλη την ομάδα σας, αλλά ο προϋπολογισμός σας είναι περιορισμένος, η δωρεάν έκδοση του Έγγραφα Zoho Το Document Management System (DMS) είναι μια σταθερή επιλογή. Αυτή η έκδοση υποστηρίζει ομάδες έως και 25 χρηστών, διαθέτει 5 GB αποθήκευσης cloud ανά χρήστη και ισχυρή ασφάλεια και συμμόρφωση. Είναι η επιλογή μας για το καλύτερο δωρεάν λογισμικό / συστήματα διαχείρισης εγγράφων για μικρές επιχειρήσεις 2018.
Καθώς εξετάσαμε το DMS για μικρές επιχειρήσεις, διαπιστώσαμε ότι πολύ λίγοι προσφέρουν μια δωρεάν έκδοση του λογισμικού τους. Αυτά που βρήκαμε συχνά επιτρέπονται μόνο για έναν λογαριασμό χρήστη. Ελέγξαμε επίσης το ελεύθερο λογισμικό ανοιχτού κώδικα, αλλά διαπιστώσαμε ότι η χρήση αυτού του συστήματος προϋποθέτει την ύπαρξη προσωπικού πληροφορικής με εκτενή κατανόηση του συστήματος. Τα Έγγραφα Zoho, ωστόσο, έχουν ένα φιλικό περιβάλλον εργασίας χρήστη, διαδικτυακά φόρουμ για υποστήριξη και πολλές από τις δυνατότητες των υπηρεσιών επί πληρωμή που εξετάσαμε.
Οι δυνατότητες που προσφέρονται στη δωρεάν έκδοση των εγγράφων Zoho περιλαμβάνουν:
Συγχρονισμός επιφάνειας εργασίας
Όριο μεταφόρτωσης αρχείου 1GB
Έλεγχοι διαχειριστή
Ενσωμάτωση Dropbox
Zoho Office Σουίτα
SSL
Εκδόσεις αρχείων (έως 25 εκδόσεις)
Ασφαλής συνεργασία αρχείων
Έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων
Εφαρμογή για κινητό
Συνομιλία εντός εφαρμογής
Ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Φυσικά, η δωρεάν έκδοση δεν διαθέτει όλες τις δυνατότητες που πληρώνουν οι χρήστες των Εγγράφων Zoho, όπως ίχνος ελέγχου, απεριόριστη έκδοση αρχείου, συνδέσμους με κωδικό πρόσβασης / λήξη, απεριόριστη ανάκτηση, μεταφορά ιδιοκτησίας αρχείων και άλλα. Αυτό είναι αναμενόμενο και ένας δωρεάν χρήστης μπορεί να αναβαθμίσει σε μια υπηρεσία επί πληρωμή καθώς οι ανάγκες τους αυξάνονται.
Οι κριτικές πελατών, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που σχολίασαν τη δωρεάν έκδοση, ήταν γενικά πολύ θετικές. Η πλατφόρμα κέρδισε το βραβείο Great User Experience Award του FinancesOnline.com 2017 και βαθμολογήθηκε # 11 στην κατηγορία κοινής χρήσης αρχείων και διαχείρισης εγγράφων.
Τα Έγγραφα Zoho, όπως και τα Έγγραφα Google, έχουν τη δική τους μορφή για αρχεία. Ορισμένοι χρήστες σχολίασαν ότι η εργασία με έγγραφα του Word σε αυτό το σύστημα είναι λίγο πιο δύσκολη από ό, τι θα ήθελαν. Ωστόσο, όταν ένα αρχείο μετατραπεί σε έγγραφο Zoho, φαίνεται εύκολο να επεξεργαστείτε και να συνεργαστείτε. Επιπλέον, η λειτουργικότητα και η εμφάνιση των περισσότερων δυνατοτήτων της διεπαφής χρήστη θα είναι γνωστές. Για παράδειγμα, η οργάνωση αρχείων χρησιμοποιεί την παραδοσιακή δομή αρχειοθέτησης αρχείων. Και, όπως πολλά συστήματα διαχείρισης εγγράφων, η λειτουργία αναζήτησης λέξεων-κλειδιών πλήρους κειμένου επιτρέπει στον χρήστη να βρει ένα έγγραφο ακόμα κι αν δεν μπορεί να ανακαλέσει την τοποθεσία ή τον τίτλο του.
Μια πρόκληση για τη δωρεάν έκδοση μπορεί να είναι η υποστήριξη όταν τη χρειάζεστε. Η τηλεφωνική υποστήριξη διατίθεται μόνο σε πελάτες που πληρώνουν. Οι χρήστες που δεν πληρώνουν μπορούν να υποβάλουν εισιτήριο υποστήριξης και να αποκτήσουν πρόσβαση σε φόρουμ απευθείας από την εφαρμογή για να συνομιλήσουν με άλλους χρήστες που μπορεί να βοηθήσουν στην αντιμετώπιση προβλημάτων λήψης. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στον Οδηγό χρήστη, τις συχνές ερωτήσεις, τα διαδικτυακά σεμινάρια και το ιστολόγιο στην ενότητα πόρων του ιστότοπου.
Συνολικά, το Zoho Docs διαθέτει ένα ισχυρό σύνολο χαρακτηριστικών για τη διαχείριση, την αποθήκευση και τη συνεργασία σε έγγραφα σε μικρές ομάδες. Οι εταιρείες με περιορισμένο προϋπολογισμό ή που θέλουν να ξεκινήσουν με μια δωρεάν υπηρεσία και στη συνέχεια να αναβαθμίσουν καθώς αυξάνονται οι ανάγκες, μπορούν να εξετάσουν τη δωρεάν έκδοση των Εγγράφων Zoho.
Για να μάθετε για τις επιλογές μας για τα καλύτερα DMS σε άλλες κατηγορίες, διαβάστε ' Καλύτερο λογισμικό / συστήματα διαχείρισης εγγράφων για μικρές επιχειρήσεις 2018 '
Συντακτική αποκάλυψη: Η Inc. γράφει για προϊόντα και υπηρεσίες σε αυτό και άλλα άρθρα. Αυτά τα άρθρα είναι συντακτικά ανεξάρτητα - αυτό σημαίνει ότι οι συντάκτες και οι δημοσιογράφοι ερευνούν και γράφουν για αυτά τα προϊόντα χωρίς την επιρροή οποιουδήποτε τμήματος μάρκετινγκ ή πωλήσεων. Με άλλα λόγια, κανείς δεν λέει στους δημοσιογράφους ή στους εκδότες μας τι να γράψουν ή να συμπεριλάβουν στο άρθρο συγκεκριμένες θετικές ή αρνητικές πληροφορίες σχετικά με αυτά τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες. Το περιεχόμενο του άρθρου είναι αποκλειστικά στη διακριτική ευχέρεια του δημοσιογράφου και του συντάκτη. Ωστόσο, θα παρατηρήσετε ότι μερικές φορές συμπεριλαμβάνουμε συνδέσμους προς προϊόντα και υπηρεσίες στα άρθρα. Όταν οι αναγνώστες κάνουν κλικ σε αυτούς τους συνδέσμους και αγοράσουν αυτά τα προϊόντα ή υπηρεσίες, η Inc μπορεί να αποζημιωθεί. Αυτό το μοντέλο διαφήμισης που βασίζεται στο ηλεκτρονικό εμπόριο - όπως κάθε άλλη διαφήμιση στις σελίδες των άρθρων μας - δεν έχει καμία επίδραση στην κάλυψη της σύνταξής μας. Οι δημοσιογράφοι και οι συντάκτες δεν προσθέτουν αυτούς τους συνδέσμους, ούτε θα τα διαχειρίζονται. Αυτές οι διαφημίσεις, όπως και άλλες που βλέπετε στο Inc, υποστηρίζουν την ανεξάρτητη δημοσιογραφία που βρίσκετε σε αυτόν τον ιστότοπο.
Σημείωση εκδότη: Αναζητάτε Συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων για την εταιρεία σας; Εάν θέλετε πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε αυτό που σας ταιριάζει, χρησιμοποιήστε το παρακάτω ερωτηματολόγιο για να ζητήσετε από τον συνεργάτη μας, το BuyerZone, δωρεάν πληροφορίες:
Συντακτική αποκάλυψη: Η Inc. γράφει για προϊόντα και υπηρεσίες σε αυτό και άλλα άρθρα. Αυτά τα άρθρα είναι συντακτικά ανεξάρτητα - αυτό σημαίνει ότι οι συντάκτες και οι δημοσιογράφοι ερευνούν και γράφουν σε αυτά τα προϊόντα χωρίς καμία επιρροή οποιουδήποτε τμήματος μάρκετινγκ ή πωλήσεων. Με άλλα λόγια, κανείς δεν λέει στους δημοσιογράφους ή στους εκδότες μας τι να γράψουν ή να συμπεριλάβουν στο άρθρο συγκεκριμένες θετικές ή αρνητικές πληροφορίες σχετικά με αυτά τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες. Το περιεχόμενο του άρθρου είναι αποκλειστικά στη διακριτική ευχέρεια του δημοσιογράφου και του συντάκτη. Ωστόσο, θα παρατηρήσετε ότι μερικές φορές συμπεριλαμβάνουμε συνδέσμους προς αυτά τα προϊόντα και τις υπηρεσίες στα άρθρα. Όταν οι αναγνώστες κάνουν κλικ σε αυτούς τους συνδέσμους και αγοράσουν αυτά τα προϊόντα ή υπηρεσίες, η Inc μπορεί να αποζημιωθεί. Αυτό το μοντέλο διαφήμισης που βασίζεται στο ηλεκτρονικό εμπόριο - όπως κάθε άλλη διαφήμιση στις σελίδες των άρθρων μας - δεν έχει καμία επίδραση στην κάλυψη της σύνταξής μας. Οι δημοσιογράφοι και οι συντάκτες δεν προσθέτουν αυτούς τους συνδέσμους, ούτε θα τα διαχειρίζονται. Αυτό το διαφημιστικό μοντέλο, όπως και άλλα που βλέπετε στην Inc, υποστηρίζει την ανεξάρτητη δημοσιογραφία που βρίσκετε σε αυτόν τον ιστότοπο.