«Πάρα πολλές συναντήσεις» και «Πολύς χρόνος σπαταλήθηκε σε μη παραγωγικές συναντήσεις». Όταν μια εταιρεία αγωνίζεται με χαμηλή συμμετοχή εργαζομένων, θα βρείτε πάντα ένα από αυτά τα παράπονα κοντά στην κορυφή της λίστας.
Αυτά μοιάζουν με παράπονα για συναντήσεις, αλλά στην πραγματικότητα, πρόκειται για δηλώσεις σχετικά με το αίσθημα σεβασμού.
Όταν κάποιος λέει ότι συμμετέχουν σε πάρα πολλές συναντήσεις, λένε ότι οι άνθρωποι που καλούν αυτές τις συναντήσεις δεν δίνουν προσοχή σε όλες τις άλλες σημαντικές εργασίες στο πιάτο τους. Ο υπάλληλος πηγαίνει σε περισσότερες συναντήσεις από ό, τι επιτρέπει ο φόρτος εργασίας τους, αναγκάζοντάς τους να κλέψουν χρόνο από διαλείμματα, διακοπές και οικογένειες, ώστε να μπορούν να κάνουν τη δουλειά που πρέπει να ολοκληρώσουν για να λάβουν το μισθό τους.
Όταν κάποιος παραπονιέται για σπατάλη χρόνου σε * μη παραγωγικές * συναντήσεις, λέει ότι ο αρχηγός της συνάντησης δεν σεβάστηκε αρκετά την ομάδα για να προγραμματίσει μια παραγωγική συνάντηση. Ένας βιαστικός ηγέτης μπορεί να ισχυριστεί ότι απλά δεν είχαν χρόνο να συντάξουν ένα σχέδιο για τη συνάντηση, το οποίο το κάνει χειρότερο γιατί τώρα είναι πολύ σαφές ότι ο χρόνος του ηγέτη είναι πολύτιμος, αλλά είναι αποδεκτό να σπαταλάμε όλους τους άλλους.
Οι οργανισμοί υψηλής απόδοσης πραγματοποιούν τις σωστές συναντήσεις με τα σωστά άτομα τη σωστή στιγμή. Σέβονται το χρόνο που οι υπάλληλοι επενδύουν σε συναντήσεις και φροντίζουν να χρησιμοποιηθεί για παραγωγική χρήση.
Το ξεκίνημα και το τέλος του χρόνου έχει σημασία, όπως και η κοινή χρήση του χρόνου στη συνάντηση δίκαια. Ίσως το πιο σημαντικό, οι διακριτικοί ηγέτες εργάζονται για να προγραμματίζουν συναντήσεις που ελαχιστοποιούν την αναστάτωση σε άλλες εργασίες και αποφεύγουν να ενοχλούν τους περιττούς παρευρισκόμενους.
Εδώ είναι πέντε τρόποι για να δημιουργήσετε σεβασμό στον τρόπο προγραμματισμού συναντήσεων.
1. Προγραμματίστε συναντήσεις σε φυσικούς χρόνους μετάβασης για να ελαχιστοποιήσετε το χρόνο εναλλαγής εργασιών.
Ο αποτελεσματικός προγραμματισμός βελτιώνει την εστίαση κατά τη διάρκεια συσκέψεων, μειώνει το κόστος εναλλαγής εργασιών και αυξάνει τον παραγωγικό χρόνο εστίασης για άλλες εργασίες. Η εναλλαγή εργασιών είναι ο χρόνος που χρειάζεται για να στρέψετε την προσοχή σας από τη μία εργασία στην άλλη και να εστιάσετε ξανά. Η ποινή χρόνου αλλαγής εργασιών μπορεί να εξαντληθεί οπουδήποτε από επιπλέον 10 έως 50 λεπτά από την ημέρα.
Οι συναντήσεις πραγματοποίησαν το πρώτο πράγμα το πρωί, λίγο πριν από το μεσημεριανό διάλειμμα και στο τέλος της ημέρας ευθυγραμμίζονται με τις ώρες που η εργασία έχει ήδη διακοπεί φυσικά. Αυτό δημιουργεί μόνο μία, παρά δύο, διακοπές εναλλαγής εργασιών για κάθε σύσκεψη.
2. Προγραμματίστε συναντήσεις με επαρκή χρόνο προετοιμασίας.
Για να παραμείνει παραγωγικός και συγκεντρωμένος ο χρόνος στη συνάντηση, όλοι θα πρέπει να προετοιμαστούν. Θα χρειαστούν χρόνο για να ελέγξουν την ημερήσια διάταξη, να διαβάσουν τυχόν αναφορές και να εξετάσουν τις ερωτήσεις που θα υποβάλουν.
Οι συναντήσεις που έχουν προγραμματιστεί τουλάχιστον δύο ημέρες νωρίτερα δίνουν στους ανθρώπους χρόνο να προετοιμαστούν.
3. Αφήστε χρόνο μεταξύ συναντήσεων για μεταβάσεις.
Οι παραγωγικές συναντήσεις ξεκινούν εγκαίρως, κάτι που καθίσταται αδύνατο όταν οι άνθρωποι δεν έχουν τον απαιτούμενο χρόνο για να αφήσουν τη μία συνάντηση και να φτάσουν στην επόμενη.
Τις ημέρες με πολλές συναντήσεις, ο προγραμματισμός των συσκέψεων για λήξη τουλάχιστον 10 λεπτά πριν από την έναρξη της επόμενης συνάντησης διασφαλίζει ότι οι άνθρωποι έχουν χρόνο να μεταβούν με χαρά. Είναι αρκετός χρόνος για να κάνετε ένα γρήγορο ταξίδι στην τουαλέτα και να επιστρέψετε μερικά επείγοντα μηνύματα, γεγονός που κάνει μια τεράστια διαφορά στην ικανότητα του καθενός να επικεντρωθεί.
4. Αποκλεισμός πλήρους ή μισής ημέρας ως ώρα «Χωρίς συναντήσεις».
Τα άτομα με υψηλή απόδοση μπλοκάρουν τακτικά το χρόνο για τη δουλειά που θέλουν να κάνουν. Γνωστό ως αποκλεισμός χρόνου, μπορείτε να πολλαπλασιάσετε αυτό το όφελος σε ολόκληρη την ομάδα με καθορισμένο χρόνο εστίασης χωρίς σύσκεψη.
Αυτό επιτρέπει σε όλους να γνωρίζουν ότι μπορούν να βασίζονται σε αρκετές συνεχόμενες ώρες για να κάνουν ατομική εργασία κάθε εβδομάδα, καθιστώντας ευκολότερο τον προγραμματισμό, τη μείωση του άγχους και την αύξηση της παραγωγικότητας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους εργαζόμενους στη γνώση που χρειάζονται μεγάλα τεμάχια αδιάλειπτου χρόνου για να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους και να «μπουν στη ροή».
Για παράδειγμα, η ομάδα μας φεύγει από Τρίτη και Παρασκευή χωρίς συναντήσεις.
5. Κάντε τις συναντήσεις προαιρετικές.
Τέλος, ο απλούστερος τρόπος να σέβεται κανείς την ώρα του καθενός είναι να σέβεται την κρίση του σχετικά με τον καλύτερο τρόπο χρήσης αυτού του χρόνου. Εάν η ομάδα σας πιστεύει ότι υπάρχουν πάρα πολλές συναντήσεις, ενημερώστε τους ότι μπορούν να εξαιρεθούν από οποιαδήποτε συνάντηση που θεωρούν περιττή για τη δουλειά τους.
Και, αν πιστεύουν ότι μια συνάντηση δεν είναι παραγωγική, αγκαλιάστε «το δίκαιο των δύο ποδιών». Αυτό καθιστά εντάξει να αφήσετε ήσυχα μια συνάντηση όταν συνειδητοποιείτε ότι δεν είναι καλή χρήση του χρόνου σας.
Εάν ο οργανισμός σας αγωνίζεται να διατηρήσει τις μη παραγωγικές συναντήσεις εκτός ημερολογίου, εφαρμόζοντας μερικές από αυτές τις συμβουλές, καθώς οι πολιτικές θα στείλουν ένα ισχυρό μήνυμα σεβασμού. Όταν εργάζεστε για να προγραμματίσετε συναντήσεις που σέβονται την ώρα του καθενός, θα επωφεληθείτε από την ύπαρξη πιο αφοσιωμένων και πιστών υπαλλήλων που θα αφιερώσουν αυτόν τον χρόνο να δουλέψει για εσάς.
