Έχετε μια λίστα υποχρεώσεων; Φυσικά - οι περισσότεροι από εμάς. Τι γίνεται όμως με μια λίστα μη υποχρεωτικών δραστηριοτήτων; Αποδεικνύεται ότι αυτό είναι τουλάχιστον εξίσου σημαντικό, σύμφωνα με τους ειδικούς της παραγωγικότητας.
Τι ακριβώς είναι μια λίστα που δεν πρέπει να κάνετε; Δεν είναι μια λίστα με κακές συνήθειες που είστε αποφασισμένοι να σπάσετε ή αρνητική συμπεριφορά που θέλετε να αποφύγετε. Πρόκειται για μια λίστα εργασιών που μπορεί να νομίζετε ότι πρέπει να κάνετε, ή μπορεί να θέλετε να κάνετε ή μπορεί να σας ζητηθεί να κάνετε από κάποιον άλλο. Αλλά επειδή αυτά τα καθήκοντα δεν σας μετακινούν προς κανέναν από τους μεγαλύτερους στόχους σας, δεν ταΐζουν την ψυχή σας και δεν είναι απαραίτητα για εσάς, είστε πολύ καλύτερα να μην τα κάνετε. Θα πρέπει είτε να αφεθούν άκυρα είτε θα πρέπει να τα αναθέσετε σε κάποιον άλλο.
Οι πιο επιτυχημένοι άνθρωποι που γνωρίζω λένε ότι οι σπουδαίες καριέρες προκύπτουν από αυτό που λέτε όχι. Είναι λογικό γιατί ο χρόνος και η ενέργεια είναι ένας περιορισμένος πόρος για καθέναν από εμάς και πώς επιλέγουμε να ξοδεύουμε αυτόν τον πολύτιμο πόρο έχει μεγάλη σημασία. Σύμβουλος διαχείρισης και εκτελεστικός προπονητής γράφει στο Επιχειρηματική κριτική του Χάρβαρντ :
Μια λίστα που δεν πρέπει να κάνετε θα σας φέρει σαφήνεια και ειρήνη επειδή θα υπάρχει λιγότερη ντροπή και άγχος για πράγματα που νομίζετε ότι πρέπει να κάνετε, ή χειρότερα, έχετε πει σε κάποιον άλλον ότι θα κάνετε, αλλά δυσκολεύεστε να φτάσετε. Θα φέρει επίσης μεγαλύτερη διαφάνεια και θα βελτιώσει τις σχέσεις σας με τους συναδέλφους και τους πελάτες σας, επειδή δεν θα κάνετε πλέον υποσχέσεις που δεν μπορείτε να τηρήσετε.
Μπορεί να ακούγεται αντίθετο - είστε ήδη αρκετά απασχολημένοι - αλλά αφιερώστε λίγο χρόνο, τουλάχιστον μισή ώρα, για τη δημιουργία της λίστας που δεν πρέπει να κάνετε. Η παραγωγικότητα που κερδίζετε θα αξίζει τον κόπο. Δείτε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε:
1. Συγκεντρώστε μια γενική λίστα υποψηφίων για τη λίστα που δεν πρέπει να κάνετε.
Εάν παρακολουθείτε τον τρόπο με τον οποίο ξοδεύετε το χρόνο σας (κάτι που αξίζει να κάνετε), ελέγξτε τα αρχεία σας για να δείτε ποιες εργασίες αφιερώνετε χρόνο κάθε μέρα. Κοιτάξτε το ημερολόγιό σας και τυχόν σημειώσεις που μπορεί να έχετε που θα σας εξηγήσουν ακριβώς πώς ξοδεύετε το χρόνο εργασίας σας. Οτιδήποτε ξοδεύετε χρόνο σε αυτό δεν ευθυγραμμίζεται άμεσα με τους μακροπρόθεσμους στόχους και το όραμά σας για τον εαυτό σας πρέπει σίγουρα να είναι υποψήφιος. Θα πρέπει λοιπόν αντικείμενα που βρίσκονται στη λίστα των υποχρεώσεων σας για μεγάλο χρονικό διάστημα, να σας κοροϊδεύουν, αλλά που δεν έχετε ακόμη ολοκληρώσει. Τα πράγματα που σας ζητούν να κάνουν οι άλλοι πρέπει να περιλαμβάνονται στη λίστα των πιθανών υποψηφίων, εκτός εάν σας οδηγήσουν προς τους δικούς σας στόχους. Και τέλος, κάθε εργασία που κάνει την καρδιά σας να βυθίζεται μόνο για να σκεφτεί θα πρέπει να είναι υποψήφια για τη λίστα που δεν πρέπει να κάνετε.
2. Ρωτήστε τον εαυτό σας μερικές ερωτήσεις.
Μόλις λάβετε τους πιθανούς υποψηφίους σας για τη λίστα που δεν πρέπει να κάνετε, προκαλέστε καθεμία από αυτές με μερικές ερωτήσεις. Πρώτα ρωτήστε, 'Θα με βοηθήσει αυτό το έργο να επιτύχω τους στόχους μου και να συμβάλω στο όραμά μου για επιτυχία;' Εάν η απάντηση είναι όχι, ακολουθήστε το ερώτημα, 'Θα υποφέρω εγώ ή οποιοσδήποτε άλλος σημαντικές αρνητικές συνέπειες εάν αυτή η εργασία δεν ολοκληρωθεί;' 'Είναι επείγουσα ή σημαντική αυτή η εργασία;' Εάν η απάντηση σε αυτές τις δύο τελευταίες ερωτήσεις είναι επίσης όχι, αυτή η εργασία θα πρέπει να περιλαμβάνεται στη λίστα που δεν πρέπει να κάνετε.
Εάν κάτι φαίνεται επείγον ή σημαντικό ή θα μπορούσε να έχει αρνητικές συνέπειες εάν ανακληθεί, αναρωτηθείτε: «Πρέπει να είμαι αυτός που θα κάνω αυτό το έργο; Ή θα μπορούσα να το δώσω σε κάποιον άλλο με την ανάθεση ή την εξωτερική ανάθεση; ' Εάν υπάρχει κάποιος τρόπος να δώσετε αυτήν την εργασία σε κάποιον άλλο, θα πρέπει να περιλαμβάνεται στη λίστα με τις μη υποχρεώσεις.
3. Ετοιμάστε μερικές απαντήσεις.
Ολόκληρο το σημείο της λίστας μη υποχρεώσεων είναι έτσι ώστε να είστε πρόθυμοι και σε θέση να πείτε γρήγορα όχι σε εργασίες που δεν ταιριάζουν στους μακροπρόθεσμους στόχους σας και δεν χρειάζεται να γίνουν από εσάς. Καθώς προστίθενται νέες εργασίες στη λίστα που δεν πρέπει να κάνετε, είναι χρήσιμο να είστε έτοιμοι με μερικές γρήγορες απαντήσεις σε περίπτωση που κάποιος (συμπεριλαμβανομένου του εαυτού σας) σας ζητήσει να κάνετε κάτι που δεν ταιριάζει με την αποστολή σας.
Προπονητής ζωής Blaz Kos προτείνει στην πραγματικότητα την προετοιμασία κειμένου boilerplate που μπορείτε να πάρετε γρήγορα και να προσθέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν θέλετε να απορρίψετε ευγενικά ένα αίτημα ότι κάνετε κάτι. Μπορεί επίσης να θέλετε να γράψετε σενάρια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτοπροσώπως ή μέσω τηλεφώνου και να βρείτε κάποια πράγματα που πρέπει επίσης να είστε έτοιμοι να πείτε στον εαυτό σας κάθε φορά που μια μη ουσιώδης εργασία έχει το άσχημο κεφάλι της.
4. Επαναλάβετε.
Καθώς σας προσκαλούνται να αναλάβετε νέα καθήκοντα, ή καθώς δημιουργείτε νέες ιδέες που θέλετε να ακολουθήσετε, δοκιμάστε κάθε μία από τις παραπάνω ερωτήσεις. Πληροί τα πολύ αυστηρά κριτήρια που πρέπει να τοποθετηθούν στη λίστα υποχρεώσεων, ή ανήκει στη λίστα μη υποχρεωτικών; Να είστε προσεκτικοί για την προστασία του δικού σας χρόνου και ενέργειας και χρησιμοποιήστε το boilerplate ή το σενάριό σας για να απορρίψετε εργασίες όπως απαιτείται.
Ελέγχετε περιοδικά τις μη-υποχρεώσεις σας - τουλάχιστον μία φορά το τέταρτο, προτείνει η Κως. Καθώς το παίρνετε, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα στοιχεία στη λίστα. Ποιός ξέρει? Ίσως κάποια μέρα η λίστα που δεν πρέπει να κάνετε θα είναι μεγαλύτερη από τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας.