Τα εισερχόμενά μου αυτήν τη στιγμή έχουν 93 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, 15 εκ των οποίων δεν είναι αναγνωσμένα. Πόσα έχεις?
Τα τελευταία χρόνια, το Inbox Zero έχει εξελιχθεί ως δημοφιλής τεχνική διαχείρισης χρόνου. Αναπτύχθηκε από τη Merlin Mann, το Inbox Zero υποστηρίζει ότι διατηρεί τα εισερχόμενά σας email κενά ανά πάσα στιγμή. Οι υποστηρικτές του Inbox Zero, καυχιέται ότι είναι ανώτεροι από τους υπόλοιπους από εμάς. Επειδή είναι σε θέση να διατηρήσουν ένα κενό εισερχόμενα, έχουν επιτύχει έναν αποκομμένο εγκέφαλο και μπορούν να επικεντρωθούν καλύτερα στα σημαντικά πράγματα.
Αυτό με τρελαίνει. Το Inbox Zero είναι ένα πλήρες χάσιμο χρόνου. Θεωρώ τον εαυτό μου ειδικό μόνο σε λίγα πράγματα σε αυτόν τον κόσμο, και η διαχείριση του χρόνου είναι ένα από αυτά. Έχοντας τα εισερχόμενα που είναι ενημερωμένα και ελάχιστα είναι πράγματι πολύτιμο, αλλά το να βεβαιώνω ότι τα εισερχόμενά μου είναι μηδέν καθημερινά είναι σπατάλη και αποσπά την προσοχή.
Ακολουθούν πέντε τεχνικές διαχείρισης χρόνου που θα μπορούσα να παραλάβω το Inbox Zero οποιαδήποτε μέρα της εβδομάδας:
1. Μπούμερανγκ
Το Boomerang είναι μια επέκταση του Gmail. Είναι το μοναδικό καλύτερο εργαλείο διαχείρισης χρόνου που ανακάλυψα στην επαγγελματική μου καριέρα. Εάν περιμένετε απάντηση από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζεται αυτό το email στο επάνω μέρος των εισερχομένων σας σε μεταγενέστερη ημερομηνία και ώρα της επιλογής σας, εάν δεν έχετε λάβει απάντηση μέχρι εκείνη τη στιγμή. Μπορείτε επίσης να συνθέσετε ένα email οποιαδήποτε στιγμή της ημέρας και να το στείλετε αργότερα. Συχνά γράφω emails στις 11μμ ή 6πμ και θα χρησιμοποιώ το Boomerang για να τους στέλνω ώρες εργασίας, ώστε να μην ενοχλεί τους συμπαίκτες μου.
2. Τρέλλο
Το Trello είναι ένα δωρεάν εργαλείο διαχείρισης εργασιών, διαθέσιμο τόσο στον ιστό όσο και στο κινητό. Το Trello σάς επιτρέπει να δώσετε προτεραιότητα σε εργασίες και να διαμορφώσετε διάφορες λίστες. Μπορείτε να έχετε μια λίστα 'Να κάνετε σήμερα', μια λίστα 'Κλήσεις για πραγματοποίηση' και άλλα. Οι επιλογές είναι ατελείωτες.
Μπορείτε ακόμη και να προωθήσετε οποιοδήποτε email στο Trello. Μέσα σε μια πλακέτα Trello, κάντε κλικ στην επιλογή 'Εμφάνιση μενού', στη συνέχεια 'Περισσότερα' και, στη συνέχεια, στις 'Ρυθμίσεις email-to-board'. Θα βρείτε μια μοναδική διεύθυνση email. Προώθηση τυχόν μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προστίθενται στον πίνακα Trello.
Αυτό είναι πολύ χρήσιμο για όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι στην πραγματικότητα στοιχεία 'Εκκρεμότητες' και δεν είναι απαραίτητα ευαίσθητα στο χρόνο αλλά που θέλετε να αντιμετωπίσετε κάποια στιγμή.
3. Φίλτρα μέσω email και κατάργηση εγγραφής
Και τα δύο έχουν τον ίδιο σκοπό - παραλείψτε τα εισερχόμενα. Η κατάργηση της εγγραφής από λίστες email απαιτεί χρόνο, αλλά είναι μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου και αξίζει την επένδυση. Για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να λάβετε αλλά δεν χρειάζεται να διαβάσετε, όπως κουπόνια στα αγαπημένα σας καταστήματα και λίστες αλληλογραφίας, ρυθμίστε ένα φίλτρο email για να παραλείψετε τα εισερχόμενά σας και να μεταβείτε απευθείας σε μια ετικέτα email.
Έχω μια ετικέτα με την ονομασία 'Εκπτώσεις & Προσφορές'. Με αυτόν τον τρόπο, όποτε βρίσκομαι στην αγορά για έκπτωση, απλά πηγαίνω σε αυτόν τον φάκελο και βλέπω τι είναι διαθέσιμο.
4. Κορυφαία λίστα τριών
Η ανάγνωση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων καθώς έρχονται είναι εντελώς αυθαίρετη και αντιδραστική - το αντίθετο της προτεραιότητας και της προληπτικής δράσης.
Αντί να δέχεστε χειροπέδες στο email σας όλη την ημέρα, κάντε μια λίστα κάθε πρωί με τις τρεις πρώτες επιχειρήσεις και τις τρεις προσωπικές εργασίες που σκοπεύετε να ολοκληρώσετε έως το τέλος της ημέρας. Κρατώ τις τρεις πρώτες λίστες μου στο Trello. Το χαρτί λειτουργεί επίσης, όπως και σε οποιοδήποτε άλλο μέρος επιλέγετε να διατηρήσετε τη λίστα. Οι εργασίες θα πρέπει να είναι αρκετά μικρές για να ολοκληρωθούν.
Αν πρέπει να γράψετε μια κριτική για την απόδοση και πρόκειται να ολοκληρωθεί σε μια εβδομάδα, οι τρεις πρώτες εργασίες μπορεί να είναι να περάσετε 30 λεπτά σήμερα.
5. Απενεργοποιήστε ΟΛΕΣ τις ειδοποιήσεις μέσω email
Ξέρετε ποιοι είστε - αν δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια συνομιλία χωρίς να ελέγξετε το τηλέφωνο ή το ρολόι σας, υπόσχομαι ότι θα χρειαστείτε 10 λεπτά σήμερα και θα απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις.
Πιστεύω ότι πρέπει να υπάρχουν μηδενικές ειδοποιήσεις σε φορητούς υπολογιστές και μόνο ειδοποιήσεις μηνυμάτων κειμένου σε τηλέφωνα. Για να ανοίξετε συνεχώς το email μόνο για να απαντήσετε αμέσως ή να το βγείτε από τα εισερχόμενά σας, ακόμα κι αν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε το Boomerang για να το θέσετε εκτός λειτουργίας έως και μια άλλη μέρα, απαιτείται αδιάκοπη εναλλαγή εργασιών.
Η έρευνα έχει αποδείξει ότι το multitasking είναι αναποτελεσματικό και όσοι από εμάς μπορούμε να επικεντρωθούμε σε ένα έργο έχουν τεράστιο πλεονέκτημα. Εάν δεν μπορείτε να απενεργοποιήσετε όλες τις ειδοποιήσεις, απενεργοποιήστε όσες περισσότερες μπορείτε.
6. Απλώς πείτε όχι
Και τέλος, εάν όλα τα άλλα αποτύχουν, απλώς πείτε όχι. Είναι ένας μύθος ότι πρέπει να τείνετε σε όλα τα αιτήματα.
Μην είστε αγενείς και φανταστικοί άνθρωποι, αλλά εάν έχετε μια εργασία που δεν φαίνεται να είναι αρκετά σημαντική για αυτήν την εβδομάδα, πείτε στο άτομο ότι απλά δεν μπορείτε να τους βοηθήσετε. Ή, βρείτε έναν τρόπο για να τους βοηθήσετε που διαρκεί πέντε λεπτά ή λιγότερο από τον χρόνο σας. Και, αν γνωρίζετε κάποιον άλλο που μπορεί να εκτιμήσει την ευκαιρία να κάνει την εργασία, δείτε αν μπορείτε να συνεργαστείτε και να εμπλέξετε άλλους να αναλάβουν την εργασία.
