Λίγοι άνθρωποι μπορούν να πουν ότι δεν άφησαν ποτέ τα εισερχόμενά τους να ξεφεύγουν από τον έλεγχο. Ακόμα κι αν είστε περισσότερο από ένα εισερχόμενα μηδέν Αγαπητέ, υπάρχει μια καλή πιθανότητα να βρεθείτε με τα πλημμυρισμένα εισερχόμενα όταν επιστρέψετε από τις διακοπές ή πρέπει να ξεκινήσετε ένα έργο για μερικές ημέρες.
Με απλά λόγια, αφήνοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου προσγειώνονται σπατάλη χρόνου. Εσείς σπατάλη 27 λεπτά κάθε μέρα ξαναδιαβάζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λιποθυμούν στα εισερχόμενά σας επειδή δεν μπορείτε παρά να διαβάσετε αυτό που βλέπουν τα μάτια σας.
Ένα πλήρες εισερχόμενο δημιουργεί επίσης περισσότερες περισπασμούς. Οι μελέτες δείχνουν ότι χρειάζεται 23 λεπτά για να επιστρέψετε στην αρχική σας εργασία μόλις διακόπηκε. Επιπλέον, τα πλήρη εισερχόμενα δημιουργούν οπτική ακαταστασία, η οποία εξαντλεί τη γνωστική σας ενέργεια.
Για να εκκαθαρίσετε τα εισερχόμενά σας, μπορείτε να ελέγξετε κάθε email ξεχωριστά. Ωστόσο, θα χρειάζονταν ώρες αν αφιερώνατε μόνο ένα λεπτό σε κάθε email. Η εναλλακτική λύση είναι εξίσου επικίνδυνη - μπορείτε να μετακινήσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φάκελο catch-all ή να τα διαγράψετε όλα και να διακινδυνεύσετε να χάσετε μια σημαντική σημείωση.
Ωστόσο, μέσω της εργασίας προπόνησης και κατάρτισης, έχω εντοπίσει έξι αναζητήσεις που προσδιορίζουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι πολύ λιγότερο πιθανό να απαιτήσουν ατομική επεξεργασία. Χρησιμοποιώντας αυτές τις αναζητήσεις, μπορείτε να μετακινήσετε εκατοντάδες - αν όχι χιλιάδες - μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας μέσα σε λίγα λεπτά, αφήνοντας αυτά που είναι πιο πιθανό να απαιτούν μεμονωμένο έλεγχο.
Για να μπορέσετε να επωφεληθείτε από αυτές τις έξι αναζητήσεις, πρέπει να δημιουργήσετε δύο φακέλους email. Αρχικά, δημιουργήστε 'Αρχειοθέτηση' στο Outlook ή 'Όλα τα μηνύματα' στο Gmail και, στη συνέχεια, δημιουργήστε 'Αναγνώσεις', ανεξάρτητα από την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε. Μόλις το κάνετε αυτό, ακολουθούν έξι αναζητήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προσδιορίσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι πιθανό να δικαιολογούν μεμονωμένη επεξεργασία.
1. Μετακινήστε όλα τα μηνύματα που είναι παλαιότερα των 7 ημερών στο Αρχείο / Όλα τα μηνύματα
ΠΡΟΣ ΤΗΝ Μελέτη 2018 1.200 καταναλωτών διαπίστωσαν ότι μόνο το 13% των πελατών και λιγότερο από το 1% των συναδέλφων αναμένουν απάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από 2 ημέρες. Υπάρχει λίγη πιθανότητα ο αποστολέας ενός μηνός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να περιμένει ακόμα μια απάντηση. Για να καταργήσετε περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλάξτε το σε πέντε ή ακόμα και τρεις ημέρες.
Απομονώστε αυτά τα email χρησιμοποιώντας αυτές τις ακολουθίες αναζήτησης και μετά μετακινήστε τα στο Archive / All Mail:
my capricorn man cheated on me
- Gmail: in: inbox old_than: 7d
- Outlook: ελήφθη:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Μετακινήστε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία έχετε cc και τα οποία είναι παλαιότερα από 3 ημέρες στο Archive / All Mail
Όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχει λιγότερη πιθανότητα να απαντήσετε εάν δεν το έχετε κάνει ήδη. Βρείτε αυτά τα email χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες ακολουθίες αναζήτησης και μετά μετακινήστε τα στο Archive / All Mail.
- Gmail: cc: me old_than: 3d
- Outlook: cc: το email σας, που ελήφθη:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Μετακινήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν το όνομά σας και είναι παλαιότερα από 3 ημέρες στο Archive / All Mail
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν περιλαμβάνουν το όνομά σας είναι λιγότερο πιθανό να απαιτήσουν την απάντησή σας. Ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ., που απευθύνονται σε μια ομάδα ή ξεκινούν με το 'Hi All') ενδέχεται να απαιτούν την απάντησή σας, αλλά συνδέοντας το κριτήριο του ονόματος που λείπει με ένα κριτήριο ηλικίας 3 ημερών, μπορείτε να μειώσετε τον κίνδυνο να χάσετε κάτι σημαντικό.
- Gmail: -matt old_than: 3d
- Outlook: ΔΕΝ ελήφθη matt:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Μετακινήστε όλα τα email του ενημερωτικού δελτίου και της λίστας αλληλογραφίας στο φάκελο Readings
Δεν χρειάζεται να διαβάσετε ένα ενημερωτικό δελτίο. Μετακινήστε τα στο φάκελο 'Αναγνώσεις' και ρυθμίστε κανόνες / φίλτρα για να τους κατευθύνετε εκεί αυτόματα στο μέλλον.
Δεν υπάρχει τέλειος τρόπος για να βρείτε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την αναζήτηση και την επόμενη για να λάβετε τα περισσότερα από αυτά:
- Gmail: in: inbox label: ^ unsub
- Outlook: κατάργηση εγγραφής Ή 'εξαίρεση'
5. Μετακινήστε τα υπόλοιπα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της λίστας αλληλογραφίας στις Αναγνώσεις αναζητώντας τους κοινούς όρους της λίστας αλληλογραφίας
Αφού χρησιμοποιήσετε την προηγούμενη αναζήτηση, αναζητήστε τους ακόλουθους όρους στο Gmail και το Outlook για να βρείτε οποιουσδήποτε περιπλανώμενους: «πολιτική απορρήτου» ή 'όροι και Προϋποθέσεις' ή «προτιμήσεις» ή 'προβολή στο πρόγραμμα περιήγησης' ή 'προβολή ως ιστοσελίδα.'
zodiac sign for april 11
6. Διαγραφή ειδοποιήσεων για απαντήσεις σε προσκλήσεις ημερολογίου
Ενώ τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ενημερώνουν ότι κάποιος μπορεί να παρευρεθεί σε μια επερχόμενη σύσκεψη μπορεί να είναι χρήσιμο προς το παρόν, δεν χρειάζεται να επιτρέψετε σε αυτά τα μηνύματα να φράξουν τα εισερχόμενά σας, όταν μπορείτε να δείτε συνολικά τις απαντήσεις των ατόμων για οποιαδήποτε σύσκεψη στην ίδια την πρόσκληση.
Προχωρήστε και απομονώστε αυτά τα μηνύματα και, στη συνέχεια, διαγράψτε τα:
- Gmail: από: calendar-notification@google.com
- Προοπτικές: «Ώρα Ειρηνικού» (αντικαταστήστε με τη ζώνη ώρας σας). Δυστυχώς, δεν υπάρχει ένας πολύ απλός τρόπος για να απομονώσετε αυτά τα μηνύματα στο Outlook.
Αυτές οι αναζητήσεις ενδέχεται να αρχειοθετήσουν μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιθυμείτε να παραμείνουν στα εισερχόμενά σας, αλλά τα οφέλη υπερτερούν κατά πολύ του κινδύνου. Επιπλέον, μπορείτε να βρείτε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους φακέλους σας τόσο εύκολα όσο θα έχετε στα εισερχόμενά σας.
