Συχνά αυτό που βλέπετε δεν είναι αυτό που παίρνετε, και αυτό είναι σίγουρα αλήθεια για αυτό που μπαίνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Αυτό που φαίνεται ευγενικό δεν είναι στην πραγματικότητα. Αυτό που φαίνεται φιλικό δεν είναι στην πραγματικότητα. Αυτό που φαίνεται εύκολο σπάνια είναι.
Την επόμενη φορά που θα δείτε μια από αυτές τις φράσεις σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε τι μπορεί να έχει ο αποστολέας Πραγματικά σημαίνω.
1. «Επιτρέψτε μου να δω τι μπορώ να κάνω».
Αντί να λένε όχι, πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το 'Αφήστε με να δω τι μπορώ να κάνω' ως τρόπο να σας απογοητεύσω απαλά.
Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να πούμε, για παράδειγμα, «Επιτρέψτε μου να επικοινωνήσω με τον Μπομπ και να δω τι λέει». Ή, 'Επιτρέψτε μου να δω αν μπορώ να αλλάξω αυτήν τη συνάντηση σε άλλη μέρα.' Ή, 'Επιτρέψτε μου να τηλεφωνήσω στην αποθήκη και να δω αν μπορούμε να ανεβάσουμε την ημερομηνία αλλαγής.'
Η προσφορά μιας πιθανής λύσης είναι ειλικρινής. Το να λέτε 'Επιτρέψτε μου να δω τι μπορώ να κάνω' ακούγεται σαν να προετοιμάζετε το άλλο άτομο για ενδεχόμενη απογοήτευση.
2. 'Με όλο τον σεβασμό ...'
Αν και Ο Ricky Bobby αισθάνεται διαφορετικά , «με κάθε δέοντα σεβασμό» είναι ανέντιμο. Η προτίμηση μιας δήλωσης ευγενικά δεν απαλύνει το πραγματικό μήνυμα.
Ακριβώς όπως το παλιό ρητό, 'Όλα πριν' αλλά 'είναι BS,' τα πάντα μετά 'με όλο τον σεβασμό' είναι αυτό που πραγματικά θέλουν να πουν οι άνθρωποι.
Απλώς ελπίζουν ότι δεν θα αναστατωθείτε όταν το λένε.
3. «Ξέρω ότι είσαι πολύ απασχολημένος ...»
Εάν αισθάνεστε ότι έρχεται «αλλά», έχετε δίκιο.
Εξάλλου, η αναγνώριση μιας κατάστασης και, στη συνέχεια, η επιλογή να αγνοηθεί αυτή η κατάσταση είναι ένας φοβερός τρόπος να ξεκινήσετε. Επιπλέον, οι περισσότεροι πιστεύουν ότι είναι απασχολημένοι, ακόμα κι αν, σε σχετικούς όρους, δεν είναι.
Απλώς φτάστε στο σημείο και αφήστε τον παραλήπτη να αποφασίσει αν είναι πολύ απασχολημένος.
4. 'Απλά γυρίζω πίσω ...'
Ίσως επειδή δεν απαντήσατε την πρώτη φορά μέσω email μέσω του soembody - αλλά γιατί θα απαντήσετε αυτή τη φορά, ειδικά όταν το υπόλοιπο email μόλις αντιγραφεί και επικολληθεί από το αρχικό email;
Στο ίδιο πνεύμα, αυτό δεν λειτουργεί ούτε:
5. 'Σε περίπτωση που το χάσατε ...'
Ίσως το χάσατε.
Ή ίσως δεν σας ενδιαφέρει.
Περιστασιακά ένας παραλήπτης μπορεί να έχει χάσει το αρχικό email. Όμως, ως αποστολέας, πρέπει να κατανοήσετε το άτομο που στοχεύετε. Εάν είναι κάποιος που λαμβάνει δεκάδες ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα, όπως, ας πούμε, Tim Ferriss, τότε η έλλειψη απόκρισης του δεν σημαίνει ότι το έχασε. Δεν απάντησε επειδή λαμβάνει πάρα πολλά email για να απαντήσει σε καθένα ξεχωριστά. Αν ενδιαφέρεται, θα απαντήσει.
Και σε περίπτωση που ο Tim πραγματικά το έχασε, βρείτε έναν πιο δημιουργικό τρόπο για να στείλετε άλλο email. «Σε περίπτωση που το χάσατε», διασφαλίζεται μόνο ότι ακόμη και αν δει το δεύτερο email σας, δεν πρόκειται να το διαβάσει.
Και αυτό ισχύει επίσης για:
6. «Απλά ήθελα να συνεχίσω ...»
Περιστασιακά απαιτείται παρακολούθηση. Αν είπα ότι θα έκανα κάτι και δεν έκανα συνέχεια. Είναι ενοχλητικό να το παραδέχομαι, αλλά μερικές φορές ξεχνώ.
Αλλά αν απλώς 'παρακολουθείτε' ή 'εμφανίζεται αυτό στην κορυφή των εισερχομένων σας', βρείτε μια πιο δημιουργική γραμμή έναρξης. Κοιτάξτε τι γράψατε στο πρώτο email. Κατά πάσα πιθανότητα ήταν ωφέλιμο: Για εσάς.
Θέλετε να ανταποκριθούν οι χρήστες; Βρείτε έναν τρόπο να επωφεληθείτε τους .
7. «Μπορεί να κάνω λάθος ...»
Ίσως - αλλά ο αποστολέας σπάνια το σκέφτεται. Και μερικές φορές ο αποστολέας χρησιμοποιεί το 'Ίσως να κάνω λάθος' για να επισημάνουμε πόσο σωστά είναι.
8. «Ελπίζω να σε βρει καλά».
Παίρνω αυτό τουλάχιστον πέντε φορές την ημέρα. Ενώ εκτιμώ το συναίσθημα, σκέφτομαι αμέσως δύο πράγματα. Αναρωτιέμαι για πρώτη φορά όταν οι βικτοριανοί χαιρετισμοί επέστρεψαν στη μόδα. Αλλά το πιο σημαντικό, «ελπίζω να σε βρίσκει καλά» σημαίνει πραγματικά, «Δεν γνωρίζουμε ο ένας τον άλλον».
Και ενώ κάθε νέα φιλία πρέπει να ξεκινά κάπου, «ελπίζω να σας βρει καλά» είναι απίθανο να είναι το μέρος.
Αυτό ισχύει επίσης για:
9. «Σκέφτηκα ότι θα έκανα check-in για να δω πώς κάνεις ...»
Αυτό ακολουθείται σχεδόν πάντα από ένα αίτημα.
Άτομα που θέλουν να μάθουν πώς κάνετε απλώς ρωτούν. Καλύτερα ακόμα, ρωτούν με συγκεκριμένο τρόπο, γιατί σε γνωρίζουν. Ρωτούν, 'Πώς πήγε ο μαραθώνιος;' Ή, 'Πώς ήταν η συνέντευξή σας;' Ή, 'Πώς είναι η οικογένειά σας;'
10. «Γρήγορη χάρη».
Τουλάχιστον κατά την εμπειρία μου, μια «γρήγορη χάρη» δεν αποδεικνύεται ποτέ γρήγορη. Και ούτε το πραγματικό ρωτάει.
Εδώ είναι ένας καλύτερος τρόπος για να το κάνετε. Πρόσφατα έλαβα αυτό το email μιας γραμμής:
Ο αποστολέας ήξερε σαφώς ότι ξέρω τον Νταν. Το όνομα του podcast ήταν στο σήμα του αποστολέα. Ήταν ένα εύκολο αίτημα και πάντα προσπαθώ να βοηθήσω άτομα που γνωρίζω, γι 'αυτό έστειλα το email στον Dan με μία γραμμή: «Θέλω να σας συνδέσω;» (Δεν μοιράζομαι ποτέ τις διευθύνσεις email των ανθρώπων χωρίς να ρωτήσω.)
Ο Νταν είπε ναι.
Και αυτό είναι το είδος της γρήγορης εύνοιας που χαίρομαι να κάνω.
Αλλά αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είχε οδηγήσει με κάτι σαν, 'ελπίζω να κάνετε μια γρήγορη χάρη για μένα. Το όνομά μου είναι John Doe, και εκτός από τη διοίκηση της Acme Industries, είμαι επίσης ο οικοδεσπότης του ... «Πιθανότατα δεν θα το έκανα, κυρίως επειδή δεν θα είχα κολλήσει με το email αρκετά καιρό για να φτάσω στα καλά πράγματα.
Και αυτό, τελικά, είναι το θέμα.
Μην χρησιμοποιείτε παθητικές επιθετικές φράσεις email. Ακόμα κι αν έχετε μεγάλες προθέσεις, και μπορεί να σημαίνει καλά, χρησιμοποιήστε αυτές τις γραμμές και οι περισσότεροι άνθρωποι θα υποθέσουν το χειρότερο.
Απλά να είστε ευγενικοί, επαγγελματικοί, φιλικοί και, πάνω απ 'όλα, στο σημείο. Αν θέλετε κάτι, ρωτήστε. Εάν το αίτημά σας είναι λογικό, θα λάβετε απάντηση.
Και αν δεν είναι, καμία ποσότητα λέξεων νυφίτσα δεν θα βοηθήσει.